электронная трудовая книжка это хорошо или плохо
Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки: комментарии юриста
Бумажные документы потихоньку уходят из нашей жизни, а на смену им приходит электронный документооборот. Одним такое положение дел кажется весьма удобным, другие с трудом привыкают к нововведениям, третьи воспринимают их как нечто само собой разумеющееся. Не так давно очередь дошла и до трудовых книжек. Мы поговорили с нашим постоянным экспертом, юристом Юлией Холодионовой и выяснили, зачем нужна трудовая книжка в электронном виде, какие у нее плюсы и минусы, можно ли отказаться от новшества, если работник не желает менять привычный уклад. Ответы на эти и другие важные вопросы — в статье журналиста ФАН.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?
Юлия Холодионова рассказывает, что введение электронных трудовых книжек должно стать гарантом сохранения сведений о трудовой деятельности, начиная с 2020 года.
Необходимость внедрения новых форм коммуникации между сотрудниками и работодателями назрела уже дано. Так, например, во многих организациях вполне обыденной практикой стало предоставление электронного больничного листа вместо его устаревшего бумажного старшего брата, который нужно беречь как зеницу ока и ни в коем случае не мять, не складывать, несмотря на крайне неудобный формат. Зачастую нам больше не нужно выбирать время и отпрашиваться с работы, чтобы сбегать в то или иное ведомство и получить необходимую справку. Если не все, то очень многое можно сделать удаленно через «Госуслуги». Даже в кабинет бухгалтера идти не нужно — документы о начислении заработной платы присылают по корпоративной почте.
«Таким образом, электронное взаимодействие между людьми и ведомствами в России уже является своеобразной нормой», — подчеркивает юрист.
В статье 66.1 Трудового кодекса и дополнившем его Федеральном законе № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года прописана обязанность работодателя хранить в электронном виде основные данные о трудовой деятельности каждого сотрудника для предоставления их в установленном виде и порядке в Пенсионный фонд РФ для последующего сохранения на информационных ресурсах самого ведомства.
Для чего это нужно?
Во-первых, в 2013 году в Трудовом кодексе Российской Федерации появилась отдельная глава о дистанционных работниках, предусматривающая элементы коммуникации между участниками трудового соглашения изначально в удаленном формате. То есть уже на стадии приема на работу стороны обмениваются заявлениями и приказами с помощью электронного взаимодействия.
Во-вторых, наличие такой формы коммуникации позволяет в значительной степени сократить количество времени, потраченного на оформление нового сотрудника, позволяя ему как можно скорее приступить к выполнению своих служебных обязанностей.
В-третьих, сведения, направляемые обеими сторонами, обрабатываются быстрее, тогда как при использовании привычного бумажного документооборота нередки случаи волокиты из-за человеческого фактора.
В-четвертых, электронное взаимодействие возможно при достаточно высоком уровне техники, используемой для коммуникации.
Есть еще и другие факторы, которые позволяют сделать выводы о необходимости внедрения такого электронного обмена сведениями. Помимо вышеперечисленного, в период пандемии коронавируса и иных опасных заболеваний для профилактики распространения инфекций электронное взаимодействие становится необходимостью, поскольку позволяет ограничить поток присутствующих в офисах работников, способствует выполнению служебных обязанностей удаленно по заранее спланированным задачам, гарантирует обязательное обеспечение масочного режима в организациях с соблюдением требований Роспотребнадзора и т. д.
«Все перечисленное косвенно показывает, что выстраивание электронной коммуникации — это всерьез и надолго для нашей и других стран. Например, в Латвии электронные трудовые книжки именуются налоговыми и существуют с 2014 года, в Белоруссии задумались о необходимости их внедрения уже три года назад», — продолжает Юлия Холодионова.
Нужна ли электронная трудовая книжка или можно оставить бумажную?
Очевидно, что выбор трудовой или бумажной электронной книжки совсем скоро встанет, или уже встал, практически перед каждым работающим человеком.
Наш эксперт объясняет, что трудовые книжки обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, незарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей. Этот документ заводится для каждого сотрудника, отработавшего в организации дольше пяти дней, и хранится по месту основной работы, являясь подтверждением возникших и продолжающихся трудовых отношений между сторонами.
В связи с внедрением новой формы взаимодействия работодатели должны были письменно уведомить своих работников об их праве перейти на электронные трудовые книжки. Одни им воспользовались, другие — предпочли все оставить как есть.
Таким образом, с 2021 года оформляться на работу будут три категории граждан.
1. Не имеющие трудового стажа. Им заведут электронные трудовые книжки без права выбора. Теоретически новички могут попросить оформить для себя классический вариант, но работодатель вправе отказать на вполне законных основаниях.
2. Имеющие трудовой стаж и предоставляющие сведения о своей трудовой деятельности с 2020 года, но желающие продолжать пользоваться бумажной версией.
3. Согласившиеся на хранение информации в электронном виде.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работника и работодателя
Среди преимуществ электронной трудовой книжки Юлия Холодионова перечисляет следующие:
1. Отсутствие бумажного носителя как такового. Так как вся информация хранится в цифровом виде, трудовая книжка не потеряется и не придет в негодность.
2. При устройстве на новое место работы больше нет необходимости забирать трудовую с предыдущего места и приносить ее в отдел кадров. Тем, кто работает на удаленке, не придется ради этого ехать в офис.
3. Использование электронной формы снижает вероятность ошибок. Если они все же были допущены, исправить их будет проще и быстрее.
4. Раньше работодатель нес материальную ответственность за сохранность трудовой книжки и ее своевременную выдачу при увольнении. Отныне это больше не забота организации. Если бумажный вариант до сих пор лежит в кадрах, то с введением электронных книжек устаревший экземпляр передадут на руки владельцу.
5. Сокращение расходов на хранение трудовых (носители, сейфы и т. д.), а также сокращение бумажной волокиты, связанной с их учетом.
6. Пенсию теперь можно оформить в дистанционном формате.
7. Необходимую информацию с электронной трудовой книжки для оформления ряда документов можно получить на сайте «Госуслуг».
8. Работодателям и надзорным организациям стало легче получать и систематизировать сведения для различного рода отчетов.
9. Минимизируется вероятность кражи персональных данных.
Недостатки электронной трудовой книжки:
1. Отсутствие некоторой важной информации в электронном аналоге. Так, в новую трудовую не будут заноситься сведения о разного рода благодарностях и поощрениях, образовании, полученных дополнительных специальностях.
2. Для внесения любых изменений или совершения иных действий с электронной книжкой потребуется писать заявление.
3. На кадровиков возлагаются обязательства по созданию дополнительной отчетности по всем кадровым изменениям за 2020 год. Причем данные должны заноситься в систему не позднее одного дня, следующего за увольнением или, наоборот, приемом на должность сотрудника.
4. Безусловно, потерять или привести в негодность бумажную трудовую книжку куда проще, нежели цифровую, однако от технических сбоев никто не застрахован. К тому же обслуживание баз данных требует времени, и сведения могут оказаться недоступны в течение некоторого времени.
5. Работодателю придется потратиться на закупку технических средств и специальных программ, а также их обновление и поддержание в рабочем состоянии.
Какова судьба бумажной версии, если человек решил перейти на электронную трудовую? Нужно ли ее сохранять?
«Если вы выбрали электронную трудовую книжку, то ее бумажная версия будет выдана вам на руки для последующего хранения», — отмечает собеседница ФАН.
Соответствующая отметка будет сделана как в самой трудовой, так и в специальном журнале учета. Старая добрая трудовая пригодится для последующего трудоустройства, чтобы потенциальный будущий работодатель мог ознакомиться с вашими предыдущими местами работы.
«Единожды отказавшись от бумажной книжки в пользу электронной, вернуться обратно будет уже нельзя. Так указано в федеральном законе. Самое интересное состоит в том, что эти нововведения не являются пилотным проектом, это постепенное внедрение электронной коммуникации во всех трудовых отношениях, везде, где есть наемный труд», — предупреждает юрист.
Может ли работодатель обязать сотрудника перейти на электронную трудовую книжку в принудительном порядке?
«Согласно действующему законодательству, выбор бумажной или электронной трудовой книжки зависит исключительно от желания самого работника. Работодатель никоим образом не может повлиять на это решение или принудить работника перейти на новую форму электронного взаимодействия. В противном случае вы будете вправе пожаловаться в трудовую инспекцию», — подводит итог эксперт.
Трудовые книжки стали электронными: что это значит для вас?
1. Что конкретно произошло? Моя бумажная трудовая книжка теперь недействительна?
Ваша трудовая книжка по-прежнему действительна. Просто теперь у нее появляется еще и электронный аналог.
Все сведения, которые работодатель раньше записывал в бумажную трудовую — когда вас приняли на работу, на какую должность, когда уволили и по какому основанию (со ссылкой на соответствующую статью и часть статьи Трудового кодекса) или когда и на какую должность вас перевели, — он теперь будет отправлять еще и в Пенсионный фонд. Эта информация будет храниться там в специальной электронной системе учета.
Вы сможете запрашивать сведения из этой системы в виде выписок — бумажных или электронных, они будут считаться полным аналогом трудовой книжки.
2. То есть новая система действует наряду с бумажными трудовыми книжками, просто у работодателей теперь двойное кадровое оформление?
Не совсем так. В течение 2020 года вам предстоит выбрать: вы совсем отказываетесь от бумажной трудовой книжки или хотите сохранить ее наряду с электронной.
В первом случае в вашу бумажную трудовую книжку больше не будут вносить записи (работодатель вам ее отдаст), и все сведения будут учитываться только в электронной системе. Во втором случае сведения о вашей работе будут вносить и в электронную систему, и в бумажную трудовую книжку, которая по-прежнему останется у работодателя.
А вот у тех, кто впервые начнет работать в 2021 году (по крайней мере, впервые будет трудоустраиваться официально), бумажных трудовых книжек уже не будет совсем — сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.
3. Зачем ввели эту новую систему?
В пояснительной записке к законопроекту было сказано, что новая система электронного учета:
4. Когда мне надо решить, сохранять бумажную трудовую книжку или ограничиться новой, электронной?
До конца года — по 31 декабря 2020 года включительно. Вам нужно будет подать на работе письменное заявление о своем выборе. Не торопитесь делать это прямо сейчас: сначала работодатель должен письменно уведомить вас о произошедших изменениях и предложить сделать выбор.
Если вы не подадите никакого заявления, то работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку наряду с электронной.
5. Можно выбрать один вариант, потом передумать и перейти на другой?
Если вы выберете вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает вам потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет, а вот если вы в этом году откажетесь от ведения бумажной трудовой, то потом вернуться к ней уже не получится.
Какой вариант вы выбрали, будет отмечено в системе электронного учета и в выписках из нее. Плюс, когда работодатель отдаст вам бумажную трудовую, он укажет в ней, что ее вам выдали, потому что вы перешли на электронный учет.
6. А если я до конца 2020 года не устроюсь на работу, бумажная трудовая книжка останется у меня на руках, и мне некому будет подать заявление о выборе варианта, то что тогда?
Ничего страшного — сделаете свой выбор, когда устроитесь на работу, пусть и после 2020 года. Напишете заявление новому работодателю. Можно сделать это в том числе сразу во время оформления на работу, а можно и позже.
7. Как будет происходить увольнение и оформление на новую работу, если я откажусь от бумажной трудовой?
Работодатель внесет информацию об увольнении в электронную систему учета, а вам в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока вы работали у него. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде. Второй вариант возможен, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.
Новому работодателю вы для оформления предъявите эту выписку — тоже либо в бумажном, либо в электронном виде.
8. А если я выберу сохранение бумажной трудовой книжки, то всё будет как раньше — новому работодателю надо принести только ее?
Всё как раньше, плюс добавится одно новшество. Работодатель, как и прежде, сделает запись об увольнении в бумажной трудовой книжке и выдаст вам ее. Кроме того, он подаст сведения об увольнении в электронную систему учета. Но выдавать вам выписку из нее он в этом случае не обязан.
А вот вы должны будете предъявить для оформления на новой работе и бумажную трудовую книжку, и сведения из электронной системы учета. Вы сможете сами запросить эти сведения:
Важный нюанс: система электронного учета еще не заработала в полной мере, даже формы, по которым работодатели будут подавать туда сведения о работниках, еще не утверждены. Первые отчеты в электронную систему работодатели будут сдавать только в феврале. Поэтому первое время, скорее всего, для устройства на новую работу будет, как и раньше, достаточно бумажной трудовой книжки (без выписки из электронной).
9. Выписки, которые будут выдавать работодатели при увольнении, и выписки, полученные в Пенсионном фонде или МФЦ, чем-то будут отличаться?
Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о вашей работе у него (прием, переводы, поощрения, увольнение). А в Пенсионном фонде или МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.
10. Получается, теперь, если уволили «по статье», нельзя просто «потерять» трудовую, чтобы новый работодатель не увидел эту запись?
Да, теперь такой фокус не пройдет, поэтому лучше сразу оспаривайте увольнение «по статье», если не согласны с ним. По решению суда запись об основаниях увольнения можно изменить как в бумажной трудовой, так и в электронной.
Помните, что вы в любом случае должны будете принести для устройства на новую работу сведения из электронной системы — наряду с бумажной трудовой или вместо нее. А выписка из электронной системы, хоть от последнего работодателя, хоть от Пенсионного фонда или МФЦ, будет содержать сведения о последнем увольнении.
Попросить же выписку на предпоследнем месте работы, как будто оно было у вас последним, получится не всегда, потому что экс-работодатель после того, как вы уволились, по закону уже не обязан предоставлять вам сведения о работе у него.
11. Если я устроюсь на нровое место, но отработаю там всего день-два и решу не оставаться, это неудачное место работы попадет в мою электронную трудовую?
Зависит от обстоятельств. В бумажные трудовые книжки такие случаи не попадают, потому что туда запись вносится только на шестой день работы. Поэтому даже если в таких ситуациях увольняли по всем правилам, трудовую книжку запись о «сверхкороткой» работе не портила.
Но сроки внесения сведений в электронную систему другие, и в законе нет никаких оговорок, что не нужно подавать сведения о приеме на работу, если человек отработал меньше шести дней.
В 2020 году работодатели будут подавать сведения о приеме новых работников и их увольнении не очень быстро: не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, когда эти события произошли. Если вы проработаете в компании всего день-два, кадровикам, как и сейчас, едва ли захочется тратить время на то, чтобы оформить по всем правилам прием, увольнение и подать сведения о вас. Если они смогут «замять» факт вашего трудоустройства (обойтись без формальностей), то в электронную трудовую эта история не попадет. Но если уже издан приказ о приеме на работу (а он издается не позднее трех дней после допуска к работе, в идеале — в первый же день) и в компании строго проводятся все кадровые процедуры, то кадровикам волей-неволей придется соблюсти все формальности — и увольнение, и подачу сведений в электронную систему. То есть эти трудоустройство и увольнение попадут в вашу электронную трудовую книжку. Точно так же придется действовать, если вы хотите получить оплату за отработанные дни.
С 2021 года вероятность попадания таких сверхкоротких историй трудоустройства в электронные трудовые станет еще выше. Работодатели должны будут подавать сведения о приеме сотрудника на работу в день издания приказа о приеме на работу или на следующий день. Поэтому, если кадровые процедуры в компании проводят быстро, может получиться так, что сведения о приеме на работу подадут в электронную систему в первый же день работы или на следующий день. Значит, если вы решите уйти, точно придется оформлять увольнение — тоже с занесением в электронную систему.
12. В чем плюсы электронной трудовой книжки по сравнению с бумажной?
Если потеряете бумажную трудовую книжку и трудовой договор, а компания, в которой вы работали, закроется, вам не придется метаться, восстанавливая сведения о работе — они сохранятся в электронной системе.
Исправлять ошибочные записи о работе тоже станет проще.
Еще удобно, что запрашивать сведения из «электронной трудовой книжки» и получать их можно будет дистанционно в электронном виде.
13. Какой смысл сохранять бумажную трудовую книжку, раз все равно теперь параллельно ведется электронная?
Рациональных причин практически нет — можно сказать, законодатель просто ради спокойствия тех, кто боится полной цифровизации данных, сохранил для них возможность иметь бумажную трудовую книжку наряду с электронной.
Противники электронных трудовых книжек обычно опасаются того, что у Пенсионного фонда что-то выйдет из строя и все данные исчезнут. На самом деле такой сценарий маловероятен. С 2002 года в России действует система персонифицированного учета, и, например, данные, необходимые для начисления вашей пенсии, и так учитываются в цифровом виде.
То, что вся эта информация внезапно пропадет без возможности восстановления, кажется нереалистичным.
Перейти на электронную трудовую или нет?
Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?
Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т—Ж что скажут?
Этот материал обновлен 24.08.2021
Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.
В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.
Что такое электронная трудовая книжка
По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:
В отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.
Где посмотреть сведения из электронной трудовой
Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.
Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.
При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.
Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.
Плюсы электронной трудовой книжки
Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.
Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.
Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.
Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Например, чтобы устроиться на дистанционную работу, можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-ПФР или СТД-Р как подтверждение стажа.
Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.
Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.
Минусы электронной трудовой книжки
Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.
В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.
Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.
Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.
Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.
Плюсы бумажной трудовой книжки
Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.
Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.
Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.
Минусы бумажной трудовой книжки
Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.
Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.
Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.
Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки
До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.
Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.
Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.
Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.
Что делать? Читатели спрашивают — эксперты Т—Ж отвечают