можно ли возложить обязанности руководителя на главного бухгалтера на время отпуска
Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора
Согласно ст. 6, 7 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, руководитель предприятия лично отвечает за ведение бухгалтерского учета. Принимая во внимание вид и характер деятельности предприятия, его размеры и форму собственности, а также организационно-правовую форму и принадлежность капитала, он может выбрать любой удобный способ ведения учета:
Главный бухгалтер предприятия назначается на должность приказом директора и подчиняется только ему. Приказ должен быть оформлен на фирменном бланке и содержать все учредительные реквизиты (название организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес).
Если директор имеет право и считает возможным принять на себя ведение бухгалтерского учета, ему необходимо также издать соответствующий приказ по организации:
Если бухгалтер на предприятии есть, то на время его отсутствия необходимо возложить обязанности по ведению бухгалтерского учета на другого сотрудника. Это можно оформить приказом на исполнение обязанностей или совмещение должностей.
Если на предприятии нет сотрудника, который мог бы справиться с такой должностью, и кроме директора передать обязанности главного бухгалтера некому, издается приказ на совмещение директором этих должностей. Кроме этого, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где уточняется срок совмещения, размер дополнительной оплаты за него и причина отсутствия бухгалтера.
РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»:
В штате ООО (УСН) есть единственный бухгалтер, не являющийся главным. Вправе ли генеральный директор возложить обязанности главного бухгалтера на себя, оставив при этом в штате бухгалтера организации? Читайте ответ в справочно-правовой системе К+.
Образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора при совмещении выглядит так:
Скачать образец
Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера
Случаются ситуации, когда кому-то в организации необходимо исполнять роль директора во время его длительного отсутствия. Если на предприятии есть должность заместителя директора, тогда не требуется оформления каких-либо документов, так как этот вопрос решается согласно должностной инструкции заместителя.
Но если в штатном расписании нет должности заместителя руководителя, то обязанности директора могут быть возложены на другого сотрудника. Чаще всего этими полномочиями наделяется главный бухгалтер организации. В этом случае обязательно составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где конкретизируются все передаваемые полномочия.
Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера или любого другого сотрудника предприятия может происходить по следующим сценариям:
Исполняющий обязанности директора по совмещению
Для совмещения должностей или перевода работника на другую должность требуется письменное согласие работника. В приказе указываются: срок совмещения, передаваемые полномочия и размер вознаграждения за совмещение должностей. В интересах работника продублировать приказ дополнительным соглашением к трудовому договору. Такое соглашение может пригодиться когда-нибудь при смене работы и подтверждении опыта работы на руководящем посту.
Лицо, исполняющее обязанности генерального директора, должно иметь доверенность на право руководства текущей деятельностью и представления интересов организации. Оно может быть назначено учредителями в том случае, когда должность директора вакантна. При назначении нового руководителя совместитель, представлявший интересы предприятия в лице исполняющего обязанности директора, продолжает работу в своей основной должности.
Назначение временно исполняющего обязанности гендиректора
При временном переводе работника на должность руководителя работник освобождается от своих прежних обязанностей на период перевода. В этом случае обязательно нужно составлять и дополнительное соглашение к трудовому договору, и приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5.
Временно исполняющий обязанности генерального директора может быть назначен на период отпуска, командировки или болезни руководителя. Срок его полномочий четко определен. На время работы в должности ему обязательно выдается доверенность руководителя.
Как оформить перевод по всем правилам, смотрите в статье «Приказ о переводе работника на другую должность — образец».
Итоги
Для того чтобы рабочий процесс на предприятии шел своим чередом в отсутствии должностных лиц, необходимо своевременно передавать их полномочия компетентным сотрудникам. Для этого необходимо вовремя и грамотно оформлять кадровую документацию.
Как главбуху передать свои полномочия на время отпуска?
Главный бухгалтер – важная должность компании. Он отвечает за подписание платежей, требования ИФНС, отчетность, подписание актов, расчеты отпусков и больничных и др. Кто вправе подписывать все документы на время отпуска главбуха? Как передать все полномочия?
Кому передать полномочия?
Есть несколько вариантов передачи полномочий главбуха на время отпуска:
1. Передача полномочий заместителю главбуха
2. Совмещение другого работника
3. Прием замещающего сотрудника на время отсутствия основного работника
4. Внутреннее совместительство
В первом случае все легко. Как правила в трудовом договоре с заместителем уже прописаны его обязанности по замещению главбуха на время отпуска. Поэтому нужно лишь издать приказ о передаче дел. Не забудьте отразить срок передачи полномочий.
Что делать, если в компании нет заместителя главбуха?
Совмещение другого работника
На время отпуска главного бухгалтера выполнение его обязанностей можно поручить другому работнику в порядке совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ).
Это может ведущий бухгалтер, бухгалтер по зарплате и др.
При совмещении профессий (должностей) работник одновременно со своей основной работой выполняет обязанности временно отсутствующего работника. Причем делает он это в рамках одного и того же рабочего времени (рабочего дня), а не после его окончания.
Второй трудовой договор с работником, совмещающим профессии или должности, не заключают. Оформление производят приказом (распоряжением) работодателя после того, как между сторонами достигнуто соглашение.
В допсоглашении к трудовому договору укажите:
работу (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем;
срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа;
Соглашение может быть заключено на определенный срок или без указания срока (тогда это должно быть отмечено в приказе).
В приказе может быть, например, такая формулировка: «Возложить на Иванову А.А. (с ее согласия) исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей с 26 июня 2021 года на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Петровой Б.Б.».
В связи с письменным согласием бухгалтера Ивановой И.И., руководствуясь ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ,
На период очередного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Сидорова П.А. с 28.06.2021 по 09.07.2021 включительно бухгалтеру Ивановой И.И. выполнять наряду со своей основной работой по трудовому договору № 5 от 14.01.2015 дополнительную работу по должности «главный бухгалтер» в порядке совмещения должностей в полном объеме с доплатой за совмещение в размере 30 000 рублей за весь период совмещения.
Генеральный директор Александрова /Александрова Е.В./
Главный бухгалтер Сидорова /Сидорова П.А./
С приказом ознакомлена:
Бухгалтер Иванова /Иванова И.И./
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Прием замещающего сотрудника на время отсутствия основного работника
На время отсутствия основного работника, за которым сохраняется место работы, может быть принят на работу другой сотрудник (ч. 1 ст. 59 ТК РФ).
Внутреннее совместительство
Внутреннее совместительство возможно только у работодателя, с которым работник уже заключил основной трудовой договор.
С работником, поступившим на работу по совместительству, заключают трудовой договор. В нем в обязательном порядке должно быть указано, что работа является совместительством.
Также оформите приказ по форме № Т-1 (одного работника) или Т-1а (при приеме нескольких работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Приказ объявляют работнику под расписку.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Выбор читателей
С 1 ноября 2021 года – новые субсидии для МСП
Изменения трудового законодательства с 2022 года: важное для бухгалтера и директора
Льготные кредиты ФОТ 3.0: апгрейд с 1 ноября 2021
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Какими видами отпусков может воспользоваться главбух
Главный бухгалтер — фигура достаточно значимая для любого экономического субъекта. Он не только организует процесс формирования данных бухгалтерского, налогового, управленческого учета и контролирует создание всех видов отчетности, основанной на этих данных, но и:
То есть длительное отсутствие главбуха на работе является весьма нежелательным. Вместе с тем он, как и все прочие работники экономического субъекта, согласно нормам ТК РФ имеет право на все виды законодательно предусмотренных отпусков. К таким отпускам, в частности, относятся:
И в силу этого главный бухгалтер может не появляться на работе в течение достаточно продолжительного времени. Конечно, руководитель бухгалтерии периоды своих отпусков старается планировать, приурочивая их к временным промежуткам, не совпадающим с подготовкой отчетности, налоговыми проверками и иными важными моментами, требующими непосредственного его участия в процессе. В т. ч. им широко применяется дробление очередного отпуска на части, что допускает ст. 125 ТК РФ. Однако, несмотря на меры, призванные уменьшить необходимость обязательного присутствия, практически всегда уход главбуха в отпуск требует решения вопроса о том, кто будет выполнять его функции.
Какие меры по возложению функционала главного бухгалтера предлагают предпринять эксперты? Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно узнайте о нюансах организации работы предприятия во время отпуска главбуха.
Способы, применяемые при передаче функций главбуха
Вопрос о том, каким окажется объем этих функций и кому их выполнение будет поручено, зависит от таких параметров, как:
Когда у главного бухгалтера есть заместитель, в его должностные функции обычно включается обязанность замещения руководителя на время его отсутствия. Если заместитель единственный, то уход главного бухгалтера в отпуск даже не потребует оформления особого организационно-распорядительного документа для определения лица, выполняющего функции главбуха. Это лицо возникнет автоматически. Если заместителей несколько, то необходимо составить приказ о назначении конкретного лица из их числа. Никаких доплат замещение в такой ситуации не требует, т. к. подразумевается, что исполнение функций главного бухгалтера изначально учтено в окладе, который установлен заместителю.
Когда бухгалтерия небольшая и заместителя нет, для выполнения функций главбуха (в т. ч. частичных) может быть назначено лицо из числа владеющих вопросами, близкими к сфере, курируемой этим специалистом (рядовых бухгалтеров, экономистов или финансистов). Поскольку подобное назначение не освобождает выбранную для такой цели кандидатуру от исполнения ее основных обязанностей, возложение на работника дополнительных функций следует оформить как совмещение должностей с доплатой за возникшую дополнительную нагрузку.
Если отсутствие главного бухгалтера обещает быть длительным, то на этот период можно принять на работу специалиста с подходящей квалификацией со стороны или временно перевести на соответствующую должность способного выполнять такие функции работника из своего штата.
Особое значение процедура такой замены имеет для ПАО, организаций страхования, внебюджетных и негосударственных пенсионных фондов, структур инвестиционного характера, субъектов, чьи ценные бумаги имеют хождение на организованных рынках этих активов, т. к. к главбуху перечисленных лиц предъявляются определенные требования в части образования и стажа работы (п. 4 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Временно переведенный на другую должность работник от выполнения своих прежних обязанностей на время перевода освобождается, а зарплату ему будут начислять в соответствии с занимаемой должностью. Сопровождается такой перевод оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору.
К решению вопроса о предоставлении права подписи за временно отсутствующего главного бухгалтера приходится прибегать не всегда. Это происходит, например, в ситуациях, когда:
Если кроме самого главбуха создаваемые экономическим субъектом документы в силу существующего порядка не могут подписываться более никем, на время отсутствия этого лица право подписи придется предоставлять кому-то другому. Чаще всего таким лицом становится человек, который будет:
Однако не запрещается делегировать право подписи и иному лицу (не тому, которое выполняет все прочие функции руководителя бухгалтерии). В т. ч. подписывать документы за отсутствующего главного бухгалтера может руководитель экономического субъекта.
ВНИМАНИЕ! Отпуск бухгалтера может стать причиной для переноса сроков представления документов по проверке от ФНС.
Делегирование права подписи сопровождается оформлением доверенности, выдаваемой от имени экономического субъекта выбранному для этого лицу (кроме руководителя этого субъекта), и организационно-распорядительного документа.
Нередко вместо «живой» подписи главбуха компании ставят факсимиле. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и узнайте на каких документах факсимильную подпись ставить запрещено.
Итоги
Подпись главного бухгалтера предусматривается на многих документах, оформляемых экономическим субъектом. В периоды отсутствия руководителя бухгалтерии, который наравне с прочими работниками вправе воспользоваться всеми видами предоставляемых отпусков, наличие его подписи также остается востребованным. В такой ситуации подписывать документы могут те лица, у которых право подписи изначально имеется наравне с главным бухгалтером, или те, кому оно делегировано на период отсутствия этого специалиста на работе.
Главбух уходит в отпуск: как правильно передать дела
Квартальная отчетность сдана, и ваш главбух решает уйти в отпуск. Чтобы его отсутствие не превратило работу в кромешный ад, делегируйте его полномочия другому сотруднику. Порядок передачи дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска является рекомендуемым и законом не установлен.
Есть несколько способов, как это сделать.
Руководитель компании берет на себя ведение бухучета
Но это можно сделать не всегда. Возложить обязанности главного бухгалтера на директора можно на предприятиях малого и среднего предпринимательства, в некоммерческих организациях и организациях, получивших статус резидента Сколково. Но если эти компании подлежат обязательному аудиту, являются жилищным кооперативом, микрофинансовой организацией, коллегией адвокатов и иными организациями, перечисленные в п. 5 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, лично вести бухгалтерский учет руководитель не сможет.
Передаем полномочия заместителю
Если в штатном расписании есть должность заместителя главного бухгалтера, то тогда полномочия главбуха на время его отпуска переходят к нему автоматически. На практике это прописывается в трудовом договоре заместителя или в его должностной инструкции.
Если у главного бухгалтера несколько заместителей, издается приказ о том, кто именно будет замещать его на время отпуска. По этому приказу все документы, которые подписывал главбух, могут быть подписаны его заместителем, с указанием должности.
Оформляем временное совмещение иным сотрудником бухгалтерии
В приказе о совмещении должностей необходимо указать (ст. 151, 60.2 ТК РФ):
Оформляем временный перевод иного сотрудника
Этот вариант целесообразен, если главного бухгалтера не будет долго. Так как замещающий его сотрудник освобождается от своей основной работы и полностью берет на себя функции главбуха, зарплату он тоже получает как главный бухгалтер (ст. 72.2 ТК РФ). При временном переводе сотрудника также составляется дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ.
Оформляем срочный трудовой договор
Еще один вариант — заключение срочного трудового договора с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). При этом необходимо соблюдать все предписания Трудового кодекса при приеме на работу нового сотрудника и его последующем увольнении. Этот вариант имеет смысл рассматривать, если речь также идет о длительном отсутствии главного бухгалтера.
Но помните, что в открытые акционерные общества (за исключением кредитных организаций), страховые организации, негосударственные пенсионные фонды и прочие организации, указанные ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ о бухучете принять на должность главного бухгалтера можно только человека, отвечающего следующим требованиям :
Подписание счетов-фактур
Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Это касается бумажных вариантов. Но счет-фактуру могут подписать и « иные лица, уполномоченные на то приказом организации или доверенностью от имени организации ». Это означает, что на время отпуска за главбуха подписывать счета-фактуры могут и другие работники организации. Например, сам директор компании.
При составлении счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется. Поэтому организация на электронном документообороте на период отпуска главного бухгалтера продолжает использовать электронную подпись директора. Важно отметить, что это должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, которая по сути, является электронным аналогом подписи от руки.
С 01.01.2022 планируется утвердить требования к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронном виде. После принятия этих требований главбух или замещающее его лицо должен будет приобрести личную электронную подпись, полномочия которой будут подтверждаться специальной доверенностью. Доверенность будет прикладываться к каждому пакету электронных документов, которые от имени компании подписывает не ее руководитель.
Налоговые проверки и представление документов
Во время отпуска главбуха может нагрянуть выездная налоговая проверка организации. Решение о ее проведении принимает руководитель налоговой инспекции. Поэтому переносить сроки проверки из-за отпуска главного бухгалтера не будут (п. 1 ст. 89 НК РФ). Налоговая имеет право продлить выездную проверку, если из-за отсутствия главбуха компания не может представить требуемые документы (подп. 5 п. 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 № САЭ-3-06/892@).
При камеральной проверке сама организация может попросить продлить срок представления документов из-за отпуска главного бухгалтера (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Также налоговая инспекция может запросить документы и информацию о деятельности налогоплательщика у его контрагентов или иных лиц (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Это означает, что в организацию может поступить требование на представление документов по конкретной сделке с контрагентом. В период отсутствия главбуха можно ходатайствовать о продлении срока направления таких документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Вывод : заранее продумайте варианты замещения главного бухгалтера на время его отсутствия. Ведь отозвать его из отпуска можно только с его согласия.
Начальство уходит в отпуск (оформляем временную передачу полномочий главбуха и директора правильно)
Но все мы, включая и руководителя с главным бухгалтером, нуждаемся в отдыхе. И возникает вопрос, кто будет расписываться на всех документах и исполнять другие обязанности директора и главбуха на время их отпуска.
Не секрет, что во многих организациях в документах перед должностями руководителя и главного бухгалтера в период их отсутствия появляется дополнение «И.О.» или «Вр.И.О.». Все мы знаем, что это означает: исполнение обязанностей или временное исполнение обязанностей работника. Но таких должностей, как И.О. руководителя или Вр.И.О. главного бухгалтера в трудовом законодательстве просто нет. Вы спросите: «Как же тогда все правильно оформить?». Здесь возможны три варианта.
ВАРИАНТ 1. Передаем полномочия заместителю
А вот если у руководителя несколько замов по разным вопросам (например, зам по кадрам, зам по договорной работе, зам по финансам и т. п.), а исполнять обязанности будет один, то в этом случае надо издать приказ об этом.
Обычно заместители не получают доплату за время исполнения обязанностей руководства, поскольку такая замена уже учтена при установлении им окладов.
На всех документах, которые будет подписывать зам, должны стоять должность «заместитель руководителя (главного бухгалтера)», его фамилия, инициалы имени и отчества и подпись.
ВАРИАНТ 2. Передачу полномочий другому лицу оформляем как совмещение
Совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом.
В приказе о совмещении должностей руководителю надо указать :
— содержание и объем дополнительной работы (то есть какие конкретно полномочия (обязанности) работник должен исполнять);
— срок выполнения обязанностей временно отсутствующего работника;
— конкретный размер доплаты;
— передается ли работнику право подписи финансовых документов вместо руководителя (главного бухгалтера).
Сходный приказ надо составить и на временное исполнение обязанностей руководителя.
Учтите, что когда работник, совмещающий свои обязанности и обязанности руководителя или главного бухгалтера, подписывает документы, то он не имеет права просто ставить свою подпись напротив фамилии и инициалов имени и отчества руководства. Обычно делают так. Под реквизитом «Руководитель организации» или «Главный бухгалтер организации» такой работник дополнительно пишет «За руководителя организации» или «За главного бухгалтера» и указывает свои фамилию и инициалы имени и отчества, должность, а также номер и дату приказа, которым он назначен временно исполняющим обязанности.
Примечание.
ВАРИАНТ 3. Передачу полномочий другому лицу оформляем как временный перевод на другую работу
Имейте в виду, что после временного перевода работник при подписании документов будет указывать должность «главный бухгалтер», но ставить свою фамилию, инициалы имени и отчества и подпись. Но вы должны понимать, что, полностью освобождая замещающего сотрудника от его основной работы, вы «оголяете» его участок работы. И вам придется искать другого человека, который бы выполнял работу этого сотрудника.
Так что если руководитель или главный бухгалтер уходят в обычный отпуск всего на 2-3 недели, оформлять на замещающего работника временный перевод просто нерационально. Это создаст вам только лишние и ненужные проблемы.
Оформляем доверенность на руководителя
Оформляем временные банковские карточки
Это также надо указать в приказе о передаче полномочий руководителя и главбуха на время отпуска.
Кроме того, помните вот о чем. Обычно главбух уходит в отпуск только после сдачи квартальной отчетности в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды. Но в жизни бывает всякое. Если вы сдаете отчетность через Интернет, случается, что налоговики просят продублировать уже сданную отчетность. Поэтому на всякий случай передайте замещающему главного бухгалтера сотруднику присвоенный организации сертификат электронной цифровой подписи, с помощью которого вы посылаете отчеты в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС через Интернет. Об этом тоже нужно упомянуть в приказе о передаче полномочий главбуха на время отпуска.
* * *
Как видим, есть вполне надежные способы передачи полномочий отсутствующего руководства. И нет никакой необходимости оставлять на чистых листах бумаги свои подписи и давать недобросовестным работникам повод этим воспользоваться.
И еще один совет: перед уходом в отпуск набросайте памятку временно исполняющему ваши обязанности работнику со сроками уплаты налогов, сдачи отчетности, платежей по текущим договорам, запишите телефоны клиентов, партнеров и заказчиков, которые могут пригодиться.
И без крайней необходимости не оставляйте ему контактный телефон, по которому можно связаться с вами во время отпуска. А то может получиться так, что вам будут звонить по любым, даже пустяковым вопросам и испортят весь отдых. Лучше расслабьтесь и набирайтесь сил для дальнейшей успешной работы.
———————————
п. 1, подп. «а» п. 2 ст. 6, пп. 1-3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»
п. 8 Положения о главных бухгалтерах, утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 N 59
ст. 60.2 ТК РФ
статьи 151, 60.2 ТК РФ
статьи 60.1, 282 ТК РФ
ст. 282 ТК РФ
ст. 284 ТК РФ
п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»; п. 1 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»
подп. «л» п. 1, п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»
ст. 72.2 ТК РФ
подп. «л» п. 1, п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ
подп. 1, 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 N 14-ФЗ; п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ
пп. 7.5, 7.6 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов по вкладам (депозитам)»
п. 7.9 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И
п. 7.14 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И
п. 7.16 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И
Полный текст статьи читайте в журнале «Главная книга» N 11, 2010
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь