можно ли выписать один путевой лист на двух водителей
Один путевой лист на несколько водителей: это законно?
С 2019 года произошло множество изменений в отношении формы порядка оформления (выдачи) водителям путевых листов. Рассказываем на основе разъяснений Минтранса России, допустимо ли выдать один путевой лист на двух водителей и более.
Позиция чиновников
Согласно письму Минтранса России от 4 апреля 2019 года № ДЗ-514-ПГ, действующие законодательные нормы не запрещают оформлять один путевой лист на несколько водителей.
Напомним, что порядок заполнения путевых листов, а также состав обязательных реквизитов этих документов утвержден приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152).
Данным приказом не установлен запрет на оформление одного путевого листа на нескольких водителей.
Основное требование
По мнению Минтранса, в данном случае при оформлении путевого листа должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медицинский осмотр – в части их отнесения к каждому водителю транспортного средства.
Проще говоря, путевой лист на 2-х водителей и более должен содержать, например, таблицу, из которой чётко видно Ф.И.О. водителя и рядом отметка медика в отношении именно него (либо её отсутствие).
В соответствии с Порядком проведения медосмотров (приказ Минздрава от 15.12.2014 № 835н) по результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевых листах ставят:
Состав путевого листа
Как раз для случаев одного путевого листа на двух водителей законодательство разрешает самостоятельно разработать его форму. Однако в ней должны присутствовать обязательные реквизиты, которые приведены в Приказе № 152. К ним отнесены:
Также Минтранс разъясняет, что на путевом листе допустимо размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности ведения деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
Можно ли выписать один путевой лист на двух водителей
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
1. Сколько путевых листов нужно оформить в длительных командировках в тех случаях, когда сотрудник использует автомобиль и ездит в командировке на нем: должен быть один путевой лист или несколько на каждый день, оформленные на месте командирования диспетчером?
2. Сколько путевых листов должно быть при пересадке водителей с одной машины на другую, притом что за один рабочий день водители несколько раз могут меняться машинами?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
1. Путевой лист (один) должен составляться на период командировки до начала выполнения рейса.
2. На наш взгляд, более правильным будет оформить на каждого из водителей, использующих один автомобиль, отдельный путевой лист.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Согласно ч. 1 ст. 1 УАТ он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ; при этом под перевозчиком в целях данного Закона понимаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (п. 13 ст. 2 УАТ). Тем не менее судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов и считает, что нормы УАТ РФ и Порядка распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите материал).
Один путевой лист на двух водителей: так можно?
Также см.
Суть вопроса об оформлении одного путевого листа на двух водителей
Водителям нужны перерывы на отдых. Причем не меньше чем на четверть часа. Первый — через четыре часа после начала рейса, последующие — каждые два часа. Как правило, из-за этого при длительных поездках фурой управляют несколько водителей, которые поочередно меняют друг друга (п. 11 Порядка, утв. приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152). Не ясно, как ставить отметки о медосмотре, если путевой лист один на двоих водителей.
Разъяснение Минтранса
Если в течение одного рейса одним и тем же автомобилем управляют разные водители, их всех можно вписать в один путевой лист. Это следует из Письма Минтранса от 08.04.2019 № Д3-531-ПГ; Письмо Минтранса от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ.
Но для этого в путевой лист нужно внести дополнительные реквизиты. Дополнительные строки понадобятся для того, чтобы медработник, проводящий предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры, смог поставить отдельные отметки о прохождении медосмотров каждым из водителей.
Отметим, что что путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если его длительность превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель совершает один или несколько рейсов.
Вывод
Вот пример оформления путевого листа на двух водителей:
Путевой лист на двух водителей: образец 2019
Путевой лист — важный первичный документ учета работы водителя, а также пробега, маршрута автомобиля. Можно ли его оформить сразу на нескольких водителей? И как такой путевой лист должен выглядеть?
Предназначение путевого листа
Путевой лист — документ, сопровождающий автомобиль в рейсе или смене (п. 10 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152). В нем обязательно отражаются сведения о (пп. 3-7 приказа № 152):
Кроме того, в путевой лист попадает информация о фактически выполненных в поездке объемах работ и реальном расходе горючего, позволяющая определить суммы, подлежащие учету в затратах в качестве расходов на зарплату водителю и ГСМ.
Таким образом, путевой лист оказывается востребованным у любой инстанции, которая имеет право проверить транспорт, и у лица, выдавшего задание на поездку.
Какую форму может иметь путевой лист?
Путевые листы имеют разное содержание в силу специфики используемого транспорта. Основные виды разработанных для них форм (унифицированные) содержит постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78:
Однако применение унифицированных форм не является обязательным. Поэтому на их основе можно разрабатывать собственные бланки используемых в работе документов, исходя при этом из того, что путевой лист, согласно Приказу № 152:
Разработанный самостоятельно бланк путевого листа необходимо утвердить для применения внутренним организационно-распорядительным документом.
Как оформить путевой лист на 2 водителей?
Правила заполнения путевого листа, содержащиеся в приказе № 152 (п. 11), предписывают оформлять эти документы раздельно на каждого из водителей, работающих на транспортном средстве посменно. Однако не являются редкостью ситуации, когда одно и то же авто выполняет длительный рейс и поочередно эксплуатируется 2-мя водителями. Можно ли в этом случае в путевой лист внести данные обоих водителей?
Минтранс России в письме от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ отвечает на этот вопрос положительно, указывая, что такое действие не будет противоречить действующему законодательству, поскольку прямого запрета на него приказ № 152 не содержит, а положение о возможности введения в путевой лист дополнительных реквизитов в этом документе имеется.
Что надо сделать, чтобы путевой лист оказался оформленным на 2 водителей одновременно? Нужно отразить в нем обязательные сведения, касающиеся каждого из водителей. К числу таких сведений приказ № 152 (п. 7) относит:
Таким образом, в путевом листе, оформляемом на 2 водителей, должно быть предусмотрено наличие полей для размещения необходимой информации в отношении каждого из них. Достичь этого можно путем введения в унифицированную форму дополнительных строк.
Но в этом случае получившийся бланк перестанет считаться унифицированным, и его придется утверждать внутренним организационно-распорядительным документом лица, имеющего право распоряжаться транспортным средством.
Созданный на базе унифицированного бланка формы № 4-С образец путевого листа для 2-х водителей доступен для скачивания здесь.
Образец заполнения путевого листа
В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.
Форма путевого листа в 2021 году
Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.
Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.
Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.
После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:
Путевые листы 2021: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.
По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля
Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2021 реквизиты.
Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля
Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:
Срок действия путевого листа в 2021 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
В день делается один или несколько рейсов в течение смены
До старта первого рейса
Рейс продолжается больше одной смены
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена
Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Журнал учета путевых листов в 2021 году
ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
Таблица, в которой указывают:
Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли путевой лист для ИП?
Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.
Можно ли использовать электронный путевой лист?
Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.
Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?
Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.
Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?
Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2021 году мы разобрали в этом разделе.
Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?
Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец путевого листа 2021 года можно здесь.
Кто имеет право подписывать путевые листы?
Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.
На какой срок выдается путевой лист?
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.