Обоснование необходимости служебного автомобиля

Обоснование необходимости служебного автомобиля

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организации издан приказ о допуске к управлению служебным транспортом, которым разрешено управление служебным транспортом в рабочее время в основном руководящему составу и специалистам. Необходимо ли оформлять совмещение по профессии водителя и применять соответствующие нормы о медосмотрах, стажировках и т.д., или же нет такой необходимости?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Поскольку в рассматриваемой ситуации использование работниками служебного транспорта не влечет изменения их трудовой функции, то издания работодателем приказа о допуске этих работников к управлению служебными автомобилями достаточно. При этом полагаем, что указанные работники обязаны проходить предрейсовый медицинский осмотр.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сулейманов Марат

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Покупка авто премиум-класса: как обосновать расходы?

Налоговый риск дорогостоящих активов — это снятие расходов по налогу на прибыль и отказ в вычетах по НДС.

Как обосновать расходы для избежания претензий проверяющих?

1. Обосновываем деловую цель.

Для этого готовим Локальный нормативный документ (например, положение об использовании служебного транспорта) и Приказ за подписью руководителя, в котором:

о приобретении автомобиля

г. Москва «__» _____ 2020 года

1. В целях поддержания делового имиджа и репутации Компании «Н» приобрести легковой автомобиль бизнес-класса марки _____________.

Автомобиль необходим для поездок генерального директора ___________ на переговоры, деловые встречи и подписание контрактов с заказчиками. Средняя продолжительность поездки составляет ______ часов день. Для обеспечения комфортных условий, автомобиль должен быть оборудован __________________________.

2. Ответственным за приобретение автомобиля назначить ведущего специалиста отдела хозяйственных операций ______________________.

3. После приобретения автомобиль передать в пользование на срок ______ генеральному директору Компании «Н» на основании акта приема-передачи автомобиля.

4. Генеральному директору __________________ обеспечить использование автомобиля исключительно в деловых целях, указанных в настоящем Приказе и в соответствии с Положением «Об использовании служебного автотранспорта».

5. Ответственным за исполнение настоящего Приказа назначить _____________.

6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Компании «Н» _________________.

Генеральный директор Компании «Н» _______________

С Приказом ознакомлены:

2.Подписываем с ответственным сотрудником Акт приема-передачи автомобиля

3. Доказываем, что автомобиль используется в производственной деятельности. Для этого:

Источник

Приказ о закреплении транспортного средства за водителем

Приказ о закреплении транспортного средства за водителем формируется обычно на предприятиях, которые имеют на своем балансе несколько автомобилей – в крупных компаниях со множеством структурных подразделений или специализированных организациях-перевозчиках. Приказ относится к распорядительной документации предприятия и составляется в определенном порядке.

Для чего нужен документ

Как известно, автомобиль относится к средствам повышенной опасности, поэтому при его эксплуатации и обслуживании следует придерживаться определенных норм.

В организациях, где большой автопарк, выполнить эту задачу можно только одним способом: при помощи закрепления машины за каким-то одним сотрудником (или в некоторых случаях – группой лиц, например, водителем, техником и инженером).

При этом важно не забывать о том, что если к одному автомобилю не может быть прикреплено более четырех сотрудников (водителей), то и один водитель не может нести ответственность более чем за три автомобиля.

Закрепление происходит при помощи приказа, который может составляться как в отношении легкового автотранспорта, так и грузовых машин и спецтехники.

Если в процессе эксплуатации автомобиль получит какие-то повреждения или окажется неисправным, материальный ущерб может быть взыскан с ответственного сотрудника, за которым он закреплен.

На кого возложить обязанность по составлению приказа

Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.

Независимо от того, кто выполнит эту обязанность, после окончательного составления приказа, его необходимо передать для удостоверения директору – без его автографа документ не станет действительным.

Как объяснить создание документа

Приказ всегда держится на двух китах – обосновании и основании. Они должны быть прописаны в каждом подобном распоряжении.

В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).

Особенности оформления бланка

Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец.

Для начала – общая информация, которая касается всех приказов. На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу. Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.

Писать текст документа можно от руки или набирать на компьютере (в первом случае следует обращать внимание на то, чтобы в бланке не было никаких ошибок и исправлений).

Составляя приказ, неизменно требуется учесть, что он не должен противоречить законодательству РФ. Кроме того, нужно учесть такой важный критерий – приказ должен быть заверен оригинальной подписью директора предприятия (связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени) или работника, которому разрешено в установленном порядке действовать от лица руководителя, а также всеми сотрудниками, которые в нем указаны.

Удостоверять бланк приказа печатью не обязательно, т.к. необходимость в этом есть только в том случае, если норма по штампованию локальных бумаг организации с помощью различного рода клише закреплена в ее учетной политике.

Приказ формируется всегда в одном подлинном экземпляре, а если его надо размножить, делаются заверенные ответственным сотрудником копии. Сведения о документе заносятся в журнал учета распорядительных документов фирмы.

Образец документа

При составлении текста приказа, имейте ввиду, что его структура и содержание должны отвечать некоторым правилам деловой документации.

В «шапке» документа надо указать:

Далее пишется основная часть, в которой указывается:

При необходимости текст можно дополнить и другой информацией – исходя из обстоятельств.

Сколько времени и как хранить приказ

После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем работников предприятия, а также тех, кого он касается напрямую, бланк следует вложить в отдельную папку, где лежат другие распорядительные акты фирмы. Здесь он должен находится весь период действия, который может быть обозначен в самом документе или же автоматически приравнен к одному году.

Потом данное распоряжение можно отправить в архив организации и по истечения срока хранения утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законодательстве.

Источник

Обоснование необходимости служебного автомобиля

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Компания приобрела автомобиль бизнес-класса для директора по развитию бизнеса. Какие документы следует оформить организации в целях налогообложения прибыли для подтверждения использования директором автомобиля в интересах организации (для производственных и управленческих нужд)?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.

Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Путевой лист

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

УСПЕЙТЕ ДО НГ!

Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.

Источник