Персональный автомобиль для руководителя
Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях
Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.
Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.
В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.
Рассмотрим эти три способа.
Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)
При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.
Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)
При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.
При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.
Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.
Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.
При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.
Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)
Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.
Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.
Учет расходов в целях налогообложения для компании
Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.
Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.
Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.
Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.
Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:
Путевой лист
Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.
Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.
ГОДОВОЙ ОТЧЕТ 2021
Узнайте, когда делать переходные проводки по новым ФСБУ, чтобы они не попали в отчетность за 2021 год.
Только 4 февраля пошаговый разбор заполнения бухотчетности с учетом новых ФСБУ на трехчасовом вебинаре с Альмином Рабиновичем.
Лучшие легковые машины для предприятий – выбираем служебку
Автор: Дмитрий Сапко
Содержание
Большая часть предприятий с тем самым европейским капиталом и руководством выбирает для своих менеджеров из руководящего состава Октавии. Эти машины дешевле немецкого транспорта, но сочетают в себе отличные технологии, хорошую надежность и продуманность конструкции. Octavia A7 стала откровением для российского рынка и сразу же вернула былые позиции продаж. Именно это поколение активно раскупается на предприятия, особенно после выхода рестайлинга. Нужно признать, что и внешне эти авто прекрасно подчеркивают статус бизнеса.
Интересные особенности автомобиля:
Машина с потенциалом в 110 лошадиных сил не способствует нарушению правил дорожного движения, так что сотрудники вряд ли будут лихачить на авто и приносить новые проблемы компании. Это практичный, комфортный, а также современный и надежный транспорт, который удовлетворит потребности бизнеса. В качестве служебных авто продается около 30% всех Октавий, которые выезжают из салонов по всей России. Это рекордный показатель для любой марки. Поэтому стоит задуматься над покупкой такой машины.
В классе кроссоверов не последнее место для коммерческого использования занимает Кашкай. В продажах эта машина сильно потеряла в последнее время, так как появилось огромное множество конкурентов. Но если посмотреть внимательнее, для бизнеса эти конкуренты подходят очень условно. Ниссан производит неплохой автомобиль, который привлекает внимание внешне. На белом фоне крупного кузова прекрасно смотрится реклама компании. Агрессивный дизайн кроссовера и без того привлекает взгляды, так что рекламные послания будут замечены.
Также у Qashqai есть другие преимущества:
В качестве служебной машины лучше выбирать версию с передним приводом 2WD, иначе придется регулярно обслуживать задний мост и вкладывать дополнительные деньги в те функции, которые никак не используются. Из минусов автомобиля нужно отметить слишком тонкий металл и определенные проблемы с ЛКП. Но за 3-5 лет эксплуатации авто не потребует внимания к этим моментам. Так что в качестве служебки Nissan Qashqai явно превосходит другие кроссоверы и является одним из потенциальных лидеров этого сегмента рынка.
Все ожидали глобального обновления кузова Дастера и презентации в России той версии, которая сегодня активно продается в Европе. Машина там действительно стала лучше во всех отношениях, а нам достался только малый рестайлинг. Так что популярность автомобиля продолжила катиться вниз, а вместо него рынку России презентовали Arkana, который никак не подходит для коммерческой эксплуатации. Нужно понимать задачи бизнеса, чтобы правильно выбрать машину.
Тем не менее, у Дастера есть ряд преимуществ:
Если имидж предприятия для вас оказывается самым важным фактором при подборе транспорта, стоит присмотреться к элитному классу. Среди машин этого сегмента есть много европейских и японских представителей, но рекорды по продажам традиционно бьет Тойота. Модель Камри во всех поколениях была бестселлером и продолжает завоевывать рынок без особых сложностей. Нынешняя генерация очень симпатичная и явно пойдет на пользу вашему предприятию, если будет эксплуатироваться в качестве служебного автомобиля руководителей.
Преимущества в сравнении с конкурентами очевидны:
Тойота доказала свой уникальный подход к качеству техники, поэтому не может быть никаких вопросов касательно надежности Камри, срока службы, ходовых качеств и комфорта. Это один из лучших автомобилей в мире, который будет долго и уверенно служить вашей компании, поднимая имидж предприятия и заинтересованность сотрудников в карьерном росте. Такие машины работают в компаниях дольше, чем вы можете себе представить, а также радуют покупателей практичностью, несмотря на элитное происхождение.
Предлагаем оценить некоторые особенности автомобиля Toyota Camry на следующем видео:
Подводим итоги
Современные автомобили могут похвастать действительно высоким качеством реализации, отличными техническими характеристиками, простыми факторами надежности, комфорта, практичности. Но нужно правильно выбрать авто, которое в дальнейшем вы собираетесь эксплуатировать в бизнесе. В большинстве случаев это будет кредитный или лизинговый автомобиль, и его стоит выбирать так, чтобы машина не тянула дополнительные средства из бюджета корпорации. Но нужно также понимать, что имидж и статус фирмы нельзя понижать покупкой плохих служебных авто. Поэтому самые доступные седаны B-класса вряд ли будут хорошим решением.
Машины с разными характеристиками могут успешно эксплуатироваться в бизнесе. Это могут быть седаны, кроссоверы, универсалы, «каблучки» и самые разные другие форм-факторы и типы кузова. Но нужно учитывать стиль, современность, комфорт, приспособленность к определенным условиям эксплуатации. Также стоит заглянуть в графу расхода топлива. Иногда правильно выбранный двигатель даже с изначальной переплатой за более дорогую комплектацию способен за год экономить десятки тысяч рублей на топливе. К подбору транспорта для коммерческого использования нужно подходить очень правильно и разумно. Иначе предприятие ожидает ряд проблем с автопарком. А какие машины вы видите идеальными для коммерческой эксплуатации?
Поездки директора на служебном авто: нужен ли путевой лист?
По новым правилам, действующим с 1 января 2021 года, путевой лист нужен всегда, и оформлять его должны все фирмы, у которых есть свой транспорт, независимо от их организационно-правовых форм. Факт использования автомобиля для собственных либо коммерческих нужд, на эту обязанность не влияет.
Путевой лист для подтверждения расходов на ГСМ
Для того, чтобы учесть расходы на ГСМ фирме необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.
Перечень документов, подтверждающих расходы на ГСМ, законодательно не установлен.
Факт приобретения ГСМ организация может подтвердить, например:
При этом отметим, что все вышеперечисленные документы лишь подтверждают факт приобретения ГСМ.
По мнению чиновников, затраты на приобретение бензина нельзя учесть по налогу на прибыль ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина, ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина.
Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала АЗС лишь подтверждает факт приобретения бензина. А сам факт использования бензина для служебных целей при этом не подтвержден.
Следовательно, отсутствует одно из необходимых условий для учета расходов – их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (ст. 252 Налогового кодекса).
Путевой лист для служебных поездок директора нужен
Основным документом, которые подтвердит расход ГСМ, является путевой лист. На этом всегда настаивали чиновники (письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@).
С его помощью можно установить, во-первых, использование автомобиля в служебных целях. В этом помогут данные о:
Показания одометра при выезде со стоянки и заезде в конце смены относятся к такому обязательному реквизиту путевого листа – сведения о транспортном средстве. С помощью показаний одометра вы подтвердите пробег автомобиля за рейс или смену.
А вот данные о маршруте движения автомобиля не относятся к обязательным реквизитам путевого листа.
Однако, чиновники и судьи настаивают на том, что эти данные нужны для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить факт использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях (письмо Минфина от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, Арбитражные суды Московского округа в постановлении от 21.08.2018 №№ Ф05-12699/2018, А40-76951/2017, Поволжского округа в постановлении от 2 декабря 2016 года № Ф06-15152/2016).
Во-вторых, путевой лист нужен для того, чтобы подтвердить экономическую обоснованность расходов на ГСМ (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).
Поэтому, путевой лист надо оформлять даже в случае, если автомобиль используется для служебных поездок по городу и только лишь руководителем фирмы.
Его отсутствие может привести к тому, что налоговики исключат расходы на ГСМ из расчета налога на прибыль.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
Выбор читателей
Новая карточка по воинскому учету 2022 года
Отчеты в центр занятости в 2022 году: на один стало больше
Детские выплаты на первого и второго ребенка: кто претендует и что изменилось в 2022 году
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ
В организации есть служебный автомобиль. Генеральный директор организации использует его также и для личных целей.
Какими внутренними документами должна быть закреплена в организации возможность использования директором автомобиля для личных целей?
Какие налоговые риски в части исчисления и уплаты НДФЛ возникают в связи с таким использованием?
Ответ:
Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.
Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:
возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);
характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);
порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);
срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;
порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).
Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).
При наличии в Организации локального нормативного акта (коллективного договора), в котором подробно регламентирован порядок использования служебного автомобиля в личных целях, в трудовом договоре его условия вы можете не дублировать.
Достаточно указать условие о возможности использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт.
Главное, чтобы работник (генеральный директор) был ознакомлен с локальным нормативным актом под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
В отношении исчисления и уплаты НДФЛ отметим следующее.
Безвозмездное пользование служебным автомобилем в личных целях является экономической выгодой для пользователя — директора.
При этом доходом налогоплательщика признается экономическая выгода, полученная в том числе в натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая по правилам главы 23 НК РФ (п.1 ст.41 НК РФ).
Тем не менее в Вашей ситуации для возникновения у физического лица налогооблагаемого дохода необходимо, чтобы у работодателя была возможность определить размер полученной им экономической выгоды согласно главы 23 НК РФ.
В самой главе 23 НК РФ порядка определения размера получаемой физическим лицом экономической выгоды нет. Хотя из ее содержания можно сделать вывод, что в целях выполнения налоговым агентом своих обязанностей организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой физическими лицами.
При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п.1 ст. 210 НК РФ).
Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ.
Так как положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц безвозмездного пользования служебным автомобилем в личных целях, статья 217 НК РФ не содержит, указанный доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. При получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ (п.1 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 09.03.2017 № 03-04-05/13125).
Возникающий доход в натуральной форме, можно рассчитывать, например, исходя из стоимости проката или аренды транспортного средства, аналогичного тому, которым воспользовался работник (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Так же необходимо вести отдельно учет расходов, связанных с использованием служебного автомобиля по служебным поездкам и личным (ГСМ и другие расходы).
Чиновников начали активно штрафовать за поездки на служебных авто в личных целях
Куда не имеет права чиновник ездить на своей служебной машине? Когда он не имеет права ей пользоваться?
По общему правилу при использовании автомобиля в служебных целях используется путевой лист, в котором отмечается время выезда из гаража и время возвращения, маршрут движения и километраж. Отсутствие данных о поездке, несовпадение с фактическим маршрутом движения в путевом листе практически на 100 процентов означает, что автомобиль используется не в служебных целях, а следовательно, в личных.
Так, в прошлом году оштрафовали главврача одной из больниц за то, что последняя неоднократно ездила в соседний город на концерты Вики Цыгановой, Лолиты и Кристины Орбакайте. Сотрудника полиции в г. Перми уволили за использование служебного автомобиля в период нахождения в ежегодном отпуске, при этом было также установлено, что он неоднократно передавал управление автомобилем своей супруге.
Вправе ли чиновник взять из гаража свою служебную машину без водителя, лично сесть за руль и поехать по личным делам? Или взять водителя и заплатить ему из своего кармана?
Никита Филиппов: Использование служащими служебного автомобиля в целях, не связанных со служебной деятельностью, прямо запрещено. Более того, в силу положений Закона о противодействии коррупции такие действия квалифицируются как злоупотребление служебным положением и считаются проявлением коррупции.
Законами о государственной гражданской службе, о муниципальной службе установлен прямой запрет на использование в целях, не связанных с исполнением должностных обязанностей, средства материально-технического, финансового и иного обеспечения, другое муниципальное имущество.
Как выявить использование служебной машины в личных целях?
Никита Филиппов: Как уже было указано выше, отсутствие у служащего оформленного путевого листа, командировочного удостоверения (при дальних поездках) свидетельствуют об использовании автомобиля в личных целях.
Кроме того, в судебной практике в качестве доказательства факта использования служебной машины в личных целях используются такие обстоятельства, как поездки за пределами рабочего времени, поездки в то время, как должностное лицо находилось на больничном или в отпуске, часто привлекаются свидетели, используются данные системы «Поток» и аналогичных комплексов. Многие чиновники попадаются на штрафах, которые фиксируются камерами фиксации нарушений ПДД.
Не так давно был случай, когда из Московского городского суда в адрес ГУ МВД России по Москве поступило письмо, из которого следовало, что участковый неоднократно не оплачивал парковочные места на платных городских парковках, но поскольку он имел специальное звание сотрудника полиции, суд отказался привлекать его к административной ответственности. По результатам проверки сотрудник был уволен из органов по отрицательным мотивам.
После того, как чиновника оштрафуют за использование служебной машины в личных целях, обязаны ли его уволить? Или он может продолжать службу?
Никита Филиппов: Увольнение как мера дисциплинарного взыскания безусловно применяется. Но также по результатам служебной проверки могут быть вынесены иные дисциплинарные взыскания, например, замечание или выговор. Это зависит от решения комиссии по результатам проверки, которая в свою очередь учитывает такие обстоятельства, как тяжесть совершенного проступка, обстоятельства, при которых он был совершен, соблюдение служащим иных ограничений, исполнение им своих должностных обязанностей.
В зависимости от объема допущенных злоупотреблений и квалификации пойманного нарушителя могут привлечь и к уголовной ответственности.
Как часто вообще чиновники ездят на служебных авто в личных целях, можно ли провести чёткую грань, отделив частные поездки от служебных?
Никита Филиппов: В последнее время такие факты фиксируются всё чаще. Прежде всего это связано с развитием автоматических камер слежения. Например, сам факт фиксации нарушения ПДД уже может явиться основанием для проведения соответствующей проверки.
Статью о практике наказания чиновников за поездки на служебных авто в личных целях читайте в ближайшей полосе Право «Российской газеты».