можно ли вести личные дела сотрудников в электронном виде
Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.
ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.
Формирование личного дела работника: образец 2020-2021
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.
Итоги
Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.
Электронный документооборот: идем в ногу со временем
По состоянию на: 08.10.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010
Автор: Циркова Н. В.
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Кадровое делопроизводство
- Нормативные документы
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (извлечение)
- Как внедрить систему электронного документооборота
Что такое отдел кадров лет эдак двадцать назад? Небольшой кабинет, заставленный шкафами с ворохом бумажных документов и папок, трескающихся от объема разлинованных листов. Согласитесь, сегодня уже трудно представить себе кадровую службу, которая ведет делопроизводство только в традиционном бумажном виде. Век развития информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов диктует свои условия.
Так что агитировать за переход на альтернативные носители информации, наверное, нет необходимости. Преимущества электронного документооборота очевидны. Вот только на практике то и дело возникают вопросы: имеет ли электронный документ юридическую силу, и если да, то при каких условиях? Допустимо ли вести в электронном виде учетные документы, например Книгу учета движения трудовых книжек? Какие документы могут быть переведены в электронный вид, а какие живут только на бумаге? Давайте разбираться.
Любая компания, независимо от численности работников, сферы деятельности и организационно-правовой формы, нуждается в своевременном и качественном ведении кадровой документации. Вся текущая деятельность, связанная с приемом, переводом или увольнением сотрудников, оформлением отпусков, направлением работников в служебные командировки и другими вопросами, сопровождается кадровыми документами: издаются приказы и распоряжения по личному составу, ведутся учетные документы, вносятся записи в трудовые книжки работников.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА: ЕСТЬ ЛИ НЕОБХОДИМОСТЬ?
В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. И это диктуется отнюдь не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации персонала и т. д.
Ведение личных дел, к примеру, давно уже разделяется на оформление и хранение соответствующей информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Причем, как правило, бумажные документы хранятся только для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Непосредственная же работа ведется с электронной версией личного дела, хранящейся в базе данных.
Хранение и ведение документов в электронных базах данных очень удобно. Все современные средства автоматизации кадрового учета поддерживают эти технологии и формируют по требованию пользователя документы на основе уже существующих: например, копии приказов и различного рода выписки.
В настоящее время появились и такие средства, которые позволяют сохранять в электронном виде копии рукописных первичных документов, хранение которых предусмотрено законом: личные заявления, анкеты, автобиографии, служебные записки и пр.
Безусловным преимуществом электронного хранения документов является быстрый поиск информации в базе.
Так, поиск по базе данных (БД) с последующим выводом на печать или отправкой работнику по электронной почте копии приказа о приеме на работу выполняется значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, снятие и отправка бумажной копии.
Таким образом, электронный кадровый документооборот призван:
• оптимизировать работу отдела кадров;
• обеспечить доступность и быстроту поиска документов;
• уменьшить затраты на содержание персонала;
• усилить контроль правильности оформления и хранения документов;
• обеспечить конфиденциальность данных, содержащихся в документах (персональных данных работников);
• сделать работу отдела современной, профессиональной и продуктивной.
ТРЕБОВАНИЯ к ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ ИНФОРМАЦИИ
Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. И внедряя в организации систему кадрового электронного документооборота, в первую очередь необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации.
Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.
В соответствии с ОКУД кадровое делопроизводство включает две системы документов:
1. Унифицированную систему организационно-распорядительной документации.
2. Унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).
Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Названный стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации, и требования к бланкам.
НА № 6,7‘2004Унифицированные формы (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а также указания по применению и заполнению этих форм содержит постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту
Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все 30, описанных в ГОСТ Р 6.30-2003.
Например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не приводится реквизит «Наименование вида документа».
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен и другими, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.
Какие реквизиты придают документу юридическую силу?
ГОСТ Р 6.30-2003 ограничивается перечнем реквизитов, содержащим 30 надписей, к сожалению, не указывая, какие именно надписи придают документу юридическую силу.
Полагаем, что для определения реквизитов, придающих юридическую силу документу, можно использовать положения ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», утв. постановлением Госкомстата СССР от 06.10.1984 № 3549. Данный стандарт устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Однако документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.
Например, обязательным реквизитом заявления является личная подпись заявителя.
Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы.
Юридическая сила электронного документа подтверждается электронной цифровой подписью
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Положения Закона о защите информации не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.
В настоящее время широко применяются электронные архивы, электронные документы (ЭД), электронные цифровые подписи (ЭЦП), но у участников электронного документооборота нередко возникают вопросы, касающиеся правового значения их использования.
Толковый словарь
Электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, признается электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
В целях оформления правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи
отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Основные требования, предъявляемые к электронным документам, состоят в следующем.
Требование 1. Соблюдение требуемой письменной формы юридических действий, совершаемых с использованием электронных документов.
Требование 2. Правовое признание электронных документов или сообщений, подписанных ЭЦП или иными аналогами собственноручной подписи.
Требование 3. Соответствие электронных документов или сообщений процессуальным требованиям к доказательствам и средствам доказывания (при рассмотрении соответствующего спора в суде).
Электронный документ должен обладать всеми реквизитами «обычного» документа и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком
Вместе с тем очевидно, что некоторые кадровые документы невозможно вести в электронной форме.
Например, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Эти документы оформляются, заполняются и хранятся исключительно в бумажной форме.
Если документ должен содержать личную подпись работника, то обязательно его оформление в бумажном виде
Невозможность отказа от бумажной формы ряда видов кадровых документов обусловлена тем, что в них необходимо оформлять личные подписи.
Личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2) очень удобно вести именно в электронной форме, поскольку в нее постоянно вносится информация о работнике и его работе. Однако требование в определенных случаях оформлять в личной карточке подписи сотрудника кадровой службы и самого работника, на которого заведена карточка, объясняет необходимость ведения этого документа в традиционном бумажном виде.
В электронном делопроизводстве используются как электронные документы, созданные непосредственно с помощью средств компьютерной обработки информации и подписанные электронной цифровой подписью, так и те, которые создавались как бумажные документы, а затем были переведены в электронный вид.
ДОСТУП К КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Ежедневно кадровая служба обрабатывает множество разнообразных документов и информации. В частности:
• личные документы работников;
• документы, содержащие подписи, визы, резолюции, листы ознакомления и оттиски печатей;
• заявления и служебные записки;
• трудовые книжки;
• справки и выписки;
• оценочные и опросные формы, отчеты;
• электронные письма, запросы и медиа-файлы.
Давайте посмотрим, как можно облегчить процесс поиска конкретного документа и определенной информации в случае, когда кадровая документация ведется и хранится в электронном виде. Обычно процедура включает ряд этапов.
Этап 1. Рукописные или напечатанные документы со всеми необходимыми реквизитами переводятся в электронный вид, например сканируются.
Этап 2. Электронные образы документов соединяются с файлами любого другого формата: от электронного письма и таблицы Excel до фотографии.
Этап 3. Файлы интегрируются с электронной базой данных.
Этап 4. Полученный массив электронных документов хранится в структурированной, защищенной и зашифрованной электронной базе данных.
При ведении электронного кадрового делопроизводства необходимо обеспечить защиту персональных данных работников, содержащихся в кадровых документах
В результате мы получаем оперативный доступ ко всей кадровой документации, а также контроль составления, заполнения, исполнения, согласования, подписания, ознакомления и хранения кадровых документов в любом офисе, обособленном структурном подразделении, из любой точки мира и в любой момент.
Преимущества хранения кадровых документов в электронном виде очевидны.
Во-вторых, права доступа к различной информации регулируются, что приобретает особое значение для кадровой документации, содержащей персональные данные работников.
В-третьих, сокращаются временные и трудозатраты на рутинную работу: подборка документов по запросам уполномоченных органов и должностных лиц, в т. ч. и в целях предоставления документов при проверках, для подготовки статистических отчетов или аудита кадровых документов.
В-четвертых, есть возможность восстановить утраченные бумажные документы на основе их электронных образов.
Наконец, мы используем катастрофоустойчивую систему высокой надежности с шифрованием и кодированием данных, ограничением доступа к частям архива или даже к фрагментам документов для различных групп пользователей, что позволяет выполнять все требования законодательства в части защиты персональных данных.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Движение кадровых документов (получение, создание) сопровождается их регистрацией. Процедура регистрации обязательна для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях. Она представляет собой запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующую факт его создания, отправления или получения.
Традиционно используется два способа регистрации документов.
Способ 1. В специальных регистрационных журналах (книгах учета).
Способ 2. На регистрационно-контрольных карточках.
Этот вариант регистрации предполагает, что данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку.
Каждый из этих способов регистрации имеет свои преимущества и недостатки.
Так, в журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны, например трудовые книжки, договоры, счета.
Какие регистрационные формы ведутся отделом кадров?
Обязательно нужно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку ее ведение предусмотрено законодательством и есть утвержденная форма (приложение 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России 20 10.10.2003 № 69).
Кроме того, начиная с 13 ноября 2009 г. каждый работодатель обязан вести учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему. Для осуществления такого учета предназначены две специальные формы учета командированных сотрудников:
1. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
2. Журнал учета работников, прибывающих в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).
НА № 12‘2009Формы этих журналов утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.
Если регистрационная форма предусматривает личные подписи работников, то обязательно ее ведение в бумажном виде
Традиционно кадровики также ведут следующие журналы:
• регистрации трудовых договоров и изменений к ним; • регистрации приказов по личному составу с различными сроками хранения;
• учета личных дел, личных карточек;
• выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
• выдачи командировочных удостоверений;
• приема, перевода, увольнения сотрудников;
• учета отпусков.
НА № 12‘2010Большинство указанных учетных форм перечислены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
При автоматизации кадрового делопроизводства логично предположить, что регистрация электронных документов будет вестись также в электронном виде.
Всегда ли можно ли вести учетные формы в электронном виде?
В электронном виде можно вести те регистрационные (учетные) формы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников или исполнителей.
Например, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графу 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и графу 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».
О способах внедрения системы электронного документооборота иоповышенииегоэконо-мического эффекта см. на сайте HR-Portal
А вот журнал регистрации трудовых договоров можно вести в электронном виде с помощью компьютера.
Личные дела работников: кто должен оформлять
Личная карточка работника
Руководство коммерческих организаций самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения личных дел работников. Закон требует формировать личное дело только на гражданского служащего (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»). Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.
Но в любом случае на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника». Обязанность по оформлению такой карточки установлена п. 12 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Закон требует формировать личные дела только на гражданских служащих. Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.
2. В обязательном порядке на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника», где раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д.
3. Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена.
4. Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.
5. Представленные работником для оформления трудоустройства документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника.
6. Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.
7. Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.
В Правилах прямо говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке. Более того, в карточке необходимо продублировать запись, внесенную в трудовую книжку.
В личной карточке раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д. Личная карточка работника в совокупности с другими документами, связанными с трудовыми отношениями, и составит личное дело работника.
Оформление личной карточки работника
Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.
Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Документы, необходимые для заполнения личной карточки
Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.
В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:
В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:
Дополнительно при трудоустройстве работник может предъявить другие документы, которые необходимы работодателю для исполнения функций налогового агента по НДФЛ и расчетов с работником по оплате труда. Среди таких документов: свидетельство о присвоении ИНН, справки 2-НДФЛ и для расчета пособий.
Все вышеперечисленные документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника (ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Согласие на обработку персональных данных
Согласие на обработку персональных данных дается в письменной форме. Оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Обязанность представить доказательство получения согласия на обработку данных возлагается на работодателя.
В тексте согласия работника необходимо отразить:
Согласие подписывается работником. При этом работник имеет право в любой момент отозвать согласие на обработку персональных данных (п. 2 ст. 9 Закона №152-ФЗ).
Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.
Хранение личных дел сотрудников
Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.
Конкретные особенности хранения личных дел определяются организациями и ИП самостоятельно. Личные дела хранятся у ответственных сотрудников бухгалтерии или кадровой службы.
Личные дела могут храниться в сейфах или недоступных для третьих лиц закрытых помещениях. Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход.
Личные дела сотрудников должны храниться не менее 75 лет (приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Личные дела уволенных сотрудников не уничтожаются, а передаются на хранение в архив организации.
Сбор избыточных сведений для личного дела
Работодатели должны помнить, что приобщение к личным карточкам работников копий документов, содержащих персональные данные, могут посчитать нарушением.
Одним из главных принципов обработки персональных данных является соответствие заявленным целям обработки данных их содержания и объема. Избыточные персональные данные – это незаконно (п. 5 ст. 5 Закона №152-ФЗ).
Поэтому работодателя, дополнившего данные личной карточки работника копиями документов, можно обвинить в избыточности информации о работнике по отношению к заявленным целям обработки персональных данных.
Гражданам нарушение обойдется в 3000 – 5000 рублей, должностным лицам от 10 000 до 20 000 рублей, компания может потерять от 15 000 до 75 000 рублей.
Чтобы избежать штрафных санкций, работодателю следует обрабатывать персональные данные работника только с его согласия и избегать приобщения к личной карточке работника копий его документов.