можно ли выдавать деньги в подотчет работнику по договору гпх
Как выдать деньги под отчет неработнику организации
Указания Центробанка трактуют понятие «работник» шире, чем трудовое законодательство. Можно ли выдать деньги под отчет лицу, которое не является штатным сотрудником? Какие документы нужно оформить, чтобы у контролирующих органов не возникло претензий? Разберем подробно.
Правовая сторона вопроса
Все организации и предприниматели обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (далее — Порядок).
Действующий Порядок утвержден указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 05.10.2020).
Порядок в частности устанавливает правила наличных расчетов с подотчетными лицами.
В п. 6.3. Порядка четко указано, что подотчетным лицом считается работник организации (ИП):
Однако п. 5 Порядка содержит расширенную трактовку понятия работник :
Свою позицию по данному вопросу Банк России подтвердил еще в 2014 году в письме № 29-Р-Р-6/7859.
Таким образом, выдавать наличные деньги под отчет юрлица и ИП вправе не только штатным сотрудникам, но и исполнителям по договорам гражданско-правового характера.
Например: выдать деньги подрядчику на закупку материалов, необходимых для выполнения работ.
Документальное оформление подотчета
В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Порядка:
Таким образом в отношении подрядчиков действует общее правило:
В заявлении подрядчика (распоряжении руководителя) нужно отразить, что аванс выдается на покупку материалов в целях исполнения договора подряда №___ от _________.
Напоминаем, что предприятия вправе разрабатывать собственные бланки первичной документации. Если компания (ИП) использует типовой бланк АО-1, заполнить его можно следующим образом:
Включите в договор с подрядчиком пункты, в которых будет зафиксирован порядок:
Учтите, что подрядчик — не ваш штатный работник, и он не обязан подчиняться внутренним правилам предприятия. Поэтому стоит подстраховаться и включить в договор санкции за нарушение срока представления документов.
Например, укажите, что подрядчик не получит расчет за выполненные работы, пока не сдаст авансовый отчет.
Риски переквалификации договора
Трудовые инспекторы могут переквалифицировать договор подряда в трудовой, если выявят признаки, характеризующие трудовые отношения.
Подробные разъяснения по данному вопросу можно найти в Постановлении Пленума ВС РФ от 29.05.2018 № 15.
Если признаков трудовых отношений в договоре нет, то выдача денег подрядчику под отчет не является основанием для переквалификации договора подряда в трудовой.
Что касается иных рисков, то если перечисление подотчет физлицу, заключившему ГПХ-договор с организацией, допускается, то вот выдавать подотчетные средства сотруднику другой организации точно нельзя.
Например: из компании»А» в компанию «Б» командирован работник (специалист по настройке оборудования), на месте ему нужно произвести ремонт, а для него приобрести запчасти. Неправильно — выдать командированному от другой организации деньги подотчет и принять в дальнейшем расходы по авансовому отчету. Правильно — самостоятельно закупить нужные запчасти и передать их специалисту по акту, ведомости, расходной накладной или иному документу, принятому в организации. Или увеличить сумму контракта с компанией «Б» на сумму, составляющую стоимость запчастей, а уже она выдаст своему сотрудники деньги на покупку нужных материалов.
Также существуют риски доначисления страховых взносов и НДФЛ в случае, если подотчетные средства работнику-подрядчику перечислялись, но он за них не отчитался и не вернул, а организация не предприняла шагов по их возврату: не писала претензионные письма и требования, не подавала в суд, не требовала уплаты неустойки и т.д. В этом случае налоговая инспекция может посчитать, что выданные подотчетные средства маскировали фактически выплату вознаграждения по договору.
Авансовый отчет по договору ГПХ с физическим лицом
Из статьи вы узнаете:
В 2021 году законодательство предусматривает возможность выдачи подотчетных денежных средств не только работнику, трудящемуся на основании трудового договора, но и на основании гражданско-правового договора. Как правильно составить авансовый отчет по договору ГПХ с физическим лицом, рассмотрим в данной статье.
Что такое авансовый отчет, цель составления?
В некоторых случаях работодатель выдает заранее определенную сумму денег на расходы работникам, отбывающим в командировку, на покупку канцтоваров, оплату бензина или услуг третьих лиц.
Правом составлять авансовый отчет наделяются подотчетные лица. Это сотрудники, которые работают у юридического лица/ИП по трудовому соглашению или по договору гражданско-правового характера (письмо Банка России № 29-Р-Р-6/7859 от 2 октября 2014 года). Выдавать денежные средства третьим лицам или родственникам запрещается. Обязанность отчитываться за потраченные средства возлагается только на того сотрудника, который их получил, независимо от цели и обстоятельств выдачи.
При составлении формуляра гражданин должен документально доказать факт трат и вернуть оставшиеся деньги. Бухгалтер, в свою очередь, должен проверить документ и заполнить его до конца.
При отсутствии данной бумаги работодатель обязан до начислить подоходный налог и страховые взносы на сумму, которая выдана авансом.
Форма авансового отчета, способы составления
С 2013 года не обязательно использовать унифицированные формы при подготовке первичных бухгалтерских документов.
Составлять авансовый отчет разрешается:
Второй вариант является предпочтительным, так как готовый бланк не нуждается в доработке, в нем содержатся все необходимые разделы и графы для введения необходимой информации.
Бланк, разработанный в организации, должен быть закреплен в приложении к учетной политике компании. Для упрощения работы можно скачать готовый образец авансового отчета, составленный профессиональным юристом.
Составить документ можно одним из двух способов на выбор:
Вам также будет интересно:
Сроки составления, требования к оформлению
В соответствии с последними изменениями в законодательстве, в настоящее время не установлен обязательный срок для предоставления авансового отчета. Ранее на это отводилось три дня.
Период, отводимый для составления отчетности, должен быть закреплен в локальном нормативном акте. К примеру, в таком документе, как Положение о расчетах с подотчетными лицами. Несоблюдение срока влечет ответственность гражданина, работающего по гражданско-правовому договору.
Особенности оформления следующие:
Вам также будет интересно:
Структура и содержание авансового отчета
Каждый авансовый отчет содержит три части: лицевую сторону, расписку и оборотную сторону.
Таблица №1. Структура и содержание авансового отчета.
Информацию разрешается вносить ручкой с синей или черной пастой. Сотрудник бухгалтерии ставит свою подпись после проведения проверки правильности заполнения формы отчета и соответствующей документации. Виза ставится только после подтверждения целесообразности трат денежных средств компании.
Одним из главных полей является строка « Назначение аванса », при отсутствии сведений организации грозит отказ в акцепте расходов к учету, следовательно, придется доначислять НДФЛ и страховые взносы. Цель аванса может быть разной: « на покупку автомобиля для служебного пользования », « на закупку расходных материалов для оргтехники ».
Выдача расписки подтверждает прохождение отчетом контрольной проверки и его утверждение. На завершающем этапе сдачи на основной стороне бланка свою подпись должен поставить главный бухгалтер, а уже потом документ передается на утверждение руководителю организации. Руководитель прописью указывает сумму аванса, которая была подтверждена, ставит свою подпись в специальной строке и расшифровывает ее. Также должна быть указана дата утверждения отчета.
Чем можно подтвердить расходы
Целевое расходование предоставленных авансом денежных средств нужно обязательно подтвердить (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 года). Сделать это можно товарными и кассовыми чеками, накладными, счетами-фактурами, квитанциями, билетами, талонами и другими расчетными документами.
Основные требования к бумагам такого рода:
Требования к чекам, которые прилагаются к авансовому отчету, закреплены на федеральном уровне. Обязательно присутствие наименования организации и ИНН, даты, времени и адреса произведения оплаты, данные кассира, названия товаров с указанием количества, цены за одну штуку и так далее. Допустимы электронные чеки.
Для отчета в бухгалтерию достаточно представить товарный или кассовый чек. В качестве доказательства оплаты проезда подойдет распечатанный электронный билет или посадочный талон. В случае утери данных документов, потребуется справка от перевозчика с информацией, доказывающей факт поездки и затрат на нее.
Таким образом, физическое лицо, работающее по гражданско-правовому договору, относится к подотчетным лицам наряду с сотрудниками, работающими по трудовому соглашению. При подготовке авансового отчета необходимо учитывать ряд нововведений: организациям разрешено использовать как унифицированную, так и собственную форму документа. Срок предоставления отчетности устанавливается фирмой самостоятельно.
Документ составляется совместно работником и бухгалтером во избежание неточностей и дальнейших проблем с налоговой. В качестве приложений к авансовому отчету прикрепляются как оригиналы документов, так и копии кассовых чеков, краска на которых склонна к выцветанию. Хранить документы необходимо пять лет.
Налоговики настаивают: при подотчете и ГПХ нужна онлайн-касса?
Началось все с прочитанного нами интервью с Куковской Юлией Александровной, советником государственной гражданской службы РФ 2 класса. По ее утверждениям, по крайней мере, так следовало из текста, можно было решить, что на любые выплаты организации за товары (работы, услуги) необходимо пробивать кассовый чек покупателем.
Как же так? А если это подотчетное лицо уехало в командировку и возникла необходимость приобрести товары или материалы для офиса, нужно пробивать кассовый чек и соответственно брать с собой кассовый аппарат? А если мы выплачиваем вознаграждение физическому лицу по договору ГПХ (гражданско-правового характера), нужно пробивать кассовый чек? Никаких разъяснений и пояснений по этому поводу мы нигде не нашли.
Соответственно, мы решили составить свой собственный запрос в Министерство финансов и отдельно в Управление ФНС по г. Москве.
Ниже мы приводим текст нашего запроса.
Просим прояснить следующие ситуации по вопросу применения контрольно-кассовой техники и пояснить по каждому пункту, в каких случаях необходимо применять контрольно-кассовую технику?
14 июня 2018 года мы получили ответ, пока только из Управления ФНС, текст которого размещаем ниже.
И что же получается? Прочитав текст можно понять, что все-таки при покупке товара, материала, подотчетным лицом, а также при оплате услуги физического лица по договору ГПХ или за аренду автомобиля необходимо иметь кассовый аппарат и пробить кассовый чек с признаком «расход»?
Получается, что теперь кассовый аппарат необходим всем тем, кто не получает наличную оплату от физического лица, но платит сам физическим лицам, например, по договору ГПХ или за услуги аренды квартиры?
Получается, судя по ответу на наш запрос, практически всем небольшим компаниям и ИП (индивидуальным предпринимателям), у которых нет выручки от физических лиц, но наверняка есть закупки товара подотчетными лицами или выплаты по договорам ГПХ, необходимо приобрести кассовый аппарат, тратить деньги на его обслуживание и сопровождение, а также своевременно пробивать кассовые чеки при вышеуказанных выплатах.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику?
Кто может получить деньги организации под отчет?
Согласно п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций …» от 11.03.2014 № 3210-У работнику под отчет могут быть выданы наличные на осуществление расходов, связанных с деятельностью юрлица (или ИП). Таким образом, лицо, не являющееся сотрудником фирмы, подотчетные средства получить не может.
При этом п. 5 указания 3210-У дает четкое определение понятию «работник» в целях применения порядка ведения кассовых операций: это физлицо, с которым у фирмы имеется договор трудового или гражданско-правового характера. Эту же трактовку норм п. 5 указаний 3210-У приводит Центробанк в своем письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. А это значит, что наличку под отчет может получить не только работник, выполняющий в этой фирме трудовые обязанности, но и подрядчик, например, закупающий материалы, которые будут использоваться в ее деятельности.
О правах и обязанностях работников см. в материале «Ст. 21 ТК РФ: вопросы и ответы».
Может ли подотчетное лицо передавать подотчетные суммы другому лицу? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе вы можете получить бесплатно.
Как выдать деньги под отчет подрядчику?
Для того чтобы подстраховаться от возможных рисков при выдаче денег подрядчикам, не являющимся с точки зрения ст. 20 ТК РФ вашими сотрудниками, советуем закрепить порядок выдачи им подотчетных средств в локальных внутрикорпоративных актах.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Так, например, в локальных актах работодатель самостоятельно устанавливает срок, на который выдают подотчетные суммы. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому получателю подотетных средств.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, подробно описано в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Кроме того, в договор с подрядчиком целесообразно включить пункты, описывающие схему выдачи, возврата и документального оформления подотчета.
ВАЖНО! Подрядчик обязан соблюдать все условия, регламентирующие порядок движения выданных ему средств, оформления заявлений и авансовых отчетов, которые установлены п. 6.3 указания 3210-У.
О бухгалтерских нюансах авансовых отчетов читайте в публикации «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».
Кто может получить средства под отчет в безналичной форме?
Положения указания 3210-У распространяются только на наличные операции. Для безналичных подотчетных выплат нормативного документа не существует. Таким образом, порядок совершения операций по выдаче подотчетных средств в безналичной форме должен быть зафиксирован в локальных актах компании (или предпринимателя).
Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
Деньги можно выдавать под отчет путем их перечисления на личные банковские карты, в том числе на «зарплатные» карты работников (Письма Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, от 21.07.2017 N 09-01-07/46781).
Для этого нужно.
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Итоги
Выдавать наличные средства под отчет, согласно указанию Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, можно только работникам выдающей деньги фирмы (или ИП). При этом трактовка понятия «работник», приведенная банкирами, охватывает большее количество лиц, чем трактовка, содержащаяся в трудовом законодательстве.
Нормы указания 3210-У применимы только к подотчетным расчетам наличными. Порядок безналичных выплат подотчетникам необходимо зафиксировать в локальных актах.
Кто такие подотчётные лица?
Понятие «выдача денег под отчет» означает расходы на хозяйственные цели фирмы, за которые необходимо отчитаться. Несмотря на то что порядок учета такого рода расходов в организации хорошо известен и отработан на практике, ошибки возникают достаточно часто. Дальше мы поговорим о том, кто может являться подотчетным лицом, каков порядок расчетов с «подотчетниками» и как отражаются в бухгалтерском учете выданные им суммы.
Кто может брать деньги под отчет
Подотчетные лица – это работники, которым фирма имеет право выдавать денежные средства. Подотчетное лицо имеет право расходовать полученные суммы строго в целях, связанных с работой фирмы или индивидуального предпринимателя (п. 6.3 Указания 3210-У от 11/03/14 ЦБ РФ).
Согласно п. 5 Указания, работниками фирмы, ИП могут быть признаны лица, заключившие с работодателем:
Вопрос о выдаче денег сотруднику, работающему по договору ГПХ, рассматривается и в письме ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02/10/14 г. Из документа можно сделать вывод о законности такой выдачи.
Может ли руководитель рассчитывать на получение сумм под отчет? Вопрос требует внимательного рассмотрения. Директор, занимающий главную руководящую должность в фирме, может получать подотчетные суммы, если сотрудничает с фирмой по договору. Чаще всего это трудовой договор, и директор, генеральный директор являются точно такими же сотрудниками, как и остальные принятые в штат. Противоречий с действующим законодательством здесь не возникает.
Индивидуальный предприниматель не может получать деньги под отчет, поскольку у него не заключен один из видов договора (ГПХ или трудовой) с самим собой. Деньги из кассы он, однако, брать может. В расходном документе следует указать, на какие цели будет израсходована данная сумма, с указанием реквизитов документов, подтверждающих цели. Такая ссылка на целевое использование средств необходима по следующей причине. В Указании 3073-У ЦБ РФ от 07/10/13 «Об осуществлении наличных расчетов» в п. 2 говорится: ИП вправе тратить наличную выручку за проданные товары (работы, услуги) только в определенных направлениях, например в качестве оплаты за товары (работы, услуги), на выдачу заработной платы сотрудникам, под отчет им и т.п. Вместе с тем, согласно Указанию 3210-У (п. 4.1, 4.6), кассовые документы у ИП могут вообще отсутствовать. Такой порядок целесообразно соблюдать, если у предпринимателя нет наемных работников.
Вопрос: Как отразить в учете организации приобретение через подотчетное лицо почтовых марок для оплаты почтовых отправлений налоговых деклараций организации?
Марки приобретены в октябре на сумму 800 руб. В этом же месяце все марки израсходованы.
Посмотреть ответ
Руководящее лицо — учредитель компании — брать деньги под отчет может только в случае заключения с юрлицом одного из договоров: гражданско-правового либо трудового. В ином случае, даже будучи собственником компании, быть подотчетным лицом он не имеет права.
На заметку! Подотчетное лицо может не входить в перечень материально ответственных лиц, утвержденный Постановлением №85 Минтруда от 31/12/02 г.
Как ведутся расчеты с подотчетными лицами
Общий порядок выдачи денежных средств под отчет следующий:
Чтобы выдача денег была законной, оформлять два документа необязательно, достаточно распоряжения руководителя. На нем должна быть указана сумма и срок, на который выдаются деньги. Каждая выдача средств подтверждается новым распоряжением (по тексту Письма №29-1-1-0Э/20642 ЦБ от 06/09/17 г.). Распоряжения должны быть пронумерованы.
Подотчетное лицо может получить новую авансовую сумму, даже если имеет задолженность перед работодателем.
После окончания срока, на который выданы деньги, подотчетное лицо обязано отчитаться по суммам в течение 3-х дней. Если работник был в командировке, отсчет ведется со дня возвращения. Такие правила содержатся в Указании 3210-У, касающемся наличных денег, однако во избежание споров при проверках целесообразно выдерживать этот срок и при перечислении авансовых сумм на карту подотчетного лица.
Действующее законодательство не запрещает перечисление «подотчетнику» средств на карту, без выдачи наличных из кассы. Такую возможность целесообразно прописать в ЛНА, колдоговоре. При перечислении необходимо указать, что средства относятся к подотчетным, иначе такой платеж может быть расценен контролирующими органами как доход работника с соответствующими доначислениями налогов и взносов.
Такая же ситуация возникнет, если у подотчетного лица образовалась задолженность перед работодателем, которую решено было не взыскивать. Она фактически является доходом работника.
Бывают ситуации, когда сотруднику другой фирмы приходится выдавать средства на закупку материалов, сырья, например, по договору подряда, заключенному фирмой с организацией, где он работает. Такие средства не являются подотчетными, а оформляются как выдача из кассы согласно договору подряда. В расходном кассовом ордере указываются реквизиты этого договора. Такое правило действует, несмотря на то что договор подряда имеет гражданско-правовую природу.
Как учитываются подотчетные суммы
В бухгалтерском учете выдача и возврат подотчетных сумм оформляются стандартными проводками:
Аналитический учет подотчетных сумм организуется по каждому подотчетному лицу. Для контроля выдачи средств и в качестве внутреннего нормативного документа для бухгалтерии в организации, ИП должен быть издан приказ, содержащий список подотчетных лиц.
Целесообразно также утвердить отдельный ЛНА, касающийся выдачи подотчетных сумм и их возврата, например, «Положение о расчетах с подотчетными лицами». В него вносятся все нюансы расчетов, актуальные для данного работодателя.