Работник едет в командировку на служебном автомобиле какие документы нужны
В командировку на автомобиле
Для проезда в командировку может использоваться машина организации или сотрудника, которому выплачивается арендная плата или компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя. Какие документы необходимы для оформления командировки? Какими налогами и взносами облагаются выплаты?
Документальное оформление командировки на автомобиле
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
Необходимые документы
Проезд на автомобиле
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе.
Налогообложение расходов при направлении
сотрудника в командировку на машине
Налог на прибыль
Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):
Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).
Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).
Страховые взносы
Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):
При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).
Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.
Тип расходов
Налог на прибыль
Страховые взносы
Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). **Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Илья Антоненко,
аттестованный аудитор
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Работник едет в командировку на служебном автомобиле какие документы нужны
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.
В любой момент вы сможете
Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.
Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.
Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.
Этапы оформления командировки
В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:
Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.
Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.
1. Выбор сотрудника
Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.
Кого нельзя отправить в командировку
Ссылка на законодательство
Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках
Сотрудники, работающие по ученическому договору
Можно, только если командировка связана с ученичеством
Сотрудники с ограниченными физическими возможностями
Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации
Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:
Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.
Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.
В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
2. Согласование командировки
В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
3. Составление заявления на выплату аванса
Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.
4. Выпуск приказа о командировке
После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.
Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.
5. Бронирование жилья и билетов
В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.
Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки
Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.
6. Выплата суточных
Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.
Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно статье 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.
Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.
7. Командировка
После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.
Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.
8. Отчёт о командировочных расходах
После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:
В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.
Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.
Отчётные документы
На жильё
В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.
Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.
На транспорт
Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.
Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.
Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.
На другие расходы
Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Еще можно почитать
Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее
В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин
Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.
Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов
Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку.
Приказ на командировку
Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».
Скачать образец приказа на командировку
Путевой лист
Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.
Служебная записка
По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.
По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).
А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.
Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
После этого работодатель издает:
Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).
Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):
Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).
Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства
В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.
Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Командировка или разъездной характер работы: как не нарушить трудовое законодательство?
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Часто перед работодателем встает вопрос: нужно ли работникам, трудовая деятельность которых связана с частыми разъездами (например, водителям), перед каждым рейсом оформлять командировку. Да и вообще являются ли поездки этих работников командировками? В статье рассмотрим, какие же поездки считать командировками и для чего необходимо разграничивать такие понятия как «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути».
Что такое командировка работника
Итак, трудовое законодательство определяет командировку как служебную поездку. При этом следует понимать, что не все служебные поездки работников являются командировками. «В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (ч.1 ст.166 ТК РФ). То есть, для того, чтобы считать поездку командировкой, должны быть выполнены определенные действия и соблюдены ряд условий:
Служебная поездка. В чем отличие от командировки
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч.2 ст.166 ТК РФ). Например, разъездной характер работы можно установить курьерам, а характер работы в пути — машинисту или проводнику.
То есть, не все служебные поездки работников являются командировками.
Почему же важно разграничивать понятия «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути»? Во-первых, это влияет на уровень гарантий и компенсаций, а во-вторых, — на порядок документального оформления.
Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы:
Работодатель вполне может направить в командировку работника, которому установлен характер работы разъездной или в пути. Например, направляя водителя в другой город для покупки служебного автомобиля, поездку следует оформить как служебную командировку. И здесь не важно, что в трудовом договоре данному работнику определен разъездной характер работы.
Итак, разграничивать рассматриваемые понятия требуется по следующим причинам:
Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой
Навигация по статье
Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.
Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось.
Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, какую сумму командировочных расходов не примет налоговая, а компания не сможет защитить. Приведем пример на налогу на прибыль с общей ставкой 20%.
Компания оплатила пользование VIP-залом в аэропорту и билеты бизнес-класса двум сотрудникам не из руководящего состава. Сумма, на которую компания, по мнению налоговой, завысила командировочные траты, — 100 000 руб. Сумма доначисленного налога составит 20 000 руб. (100 000 х 20%). Сумма пеней и штрафов будет зависеть от периода, который бюджет не получал налоги.
Расходы на оплату труда, к которым относятся командировочные расходы, — одна из больших статей расходов, на которые компании уменьшают свои доходы. Поэтому налоговики пристально следят за тем, как вы формируете эти расходы, и насколько можете их оправдать.
Работодатель должен выплатить работнику средний заработок и суточные за период командировки, а также возместить (ст. 168 ТК):
Командировочные траты, которые работник обосновал и подтвердил документами, получится списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Работодатель не удерживает с этих сумм НДФЛ и не начисляет взносы.
Непредусмотренные и необоснованные траты списать на расходы нельзя. К тому же они считаются доходом работника. Работодатель должен:
Если этого не сделать, компания получит претензии налоговой, должна будет перечислить в бюджет доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы. Избежать этого можно с правильными документами.
Какие документы вы должны оформить, чтобы направить работника в командировку
Не сможете обойтись только без приказа о направлении работника в командировку (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Но есть документы, которые по закону не требуются, но помогают объяснить длительность командировки и оправдать командировочные расходы. Расскажем, когда могут быть полезны служебные задания и командировочные удостоверения, и чем их можно заменить.
Приказ о командировке. В приказе следует указать место и даты командировки, а также цель поездки, если не оформляете отдельно служебное задание.
Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель руководителя. С приказом ознакомьте под подпись командированного работника и других заинтересованных сотрудников.
Тимофеев работает в Москве наладчиком оборудования. Его направляют в командировку в Екатеринбург с 17 по 19 мая. В приказе указали: город командировки и компанию, даты, когда Тимофеев будет выполнять служебное задание, а также подробно описали цель поездки и результат его работы. С приказом о командировке под подпись ознакомили Тимофеева, его непосредственного руководителя и бухгалтера.
Сопоставьте даты в приказе и в билете. Компания не сможет признать расходы на проезд в командировку, если дата выезда по приказу позже, чем выезд по билету.
Например, 1 апреля работника предупредили о том, что 5 апреля он поедет в командировку в Волгоград. Работник захотел провести в Волгограде выходные и 1 апреля взял билет с вылетом вечером 2 апреля. Приказ о командировке издали только 5 апреля и указали в нем эту же дату начала командировки.
Дата покупки билета значения не имеет, но важно, в какой день работник уехал. В нашем примере это случилось раньше даты выезда, которую указали в приказе.
Налоговая считает, что оплата проезда в этой ситуации не является расходами на командировку (письмо Минфина от 23.09.2020 № 03-15-06/83264). Это доход работника, не связанный с производством, на него нужно начислить НДФЛ и взносы.
Расходы на проезд получится признать как командировочные, если в приказе указать ту же дату, что в билете. В примере это 2 апреля.
Служебное задание. Этот документ не обязательно оформлять с 2015 года, но с ним удобно:
Если отказались от служебных заданий, подробно описывайте цель командировки в приказе.
Командировочное удостоверение. Этот документ сейчас необязательный. Даты командировки отслеживают по билетам, а дни, когда сотрудник работал в месте командировки, — по данным компании, в которую он командирован.
Что стоит предусмотреть в Положении о командировках
Чем подробнее составлено Положение, тем меньше проблем будет с налоговой.
Положение о командировках — основной документ компании, где вы работодатель перечисляет все виды расходов в командировках, которые будет возмещать компания.
Работники из этого документа видят, какие расходы они могут понести и какие оправдательные документы должны сдать в бухгалтерию после командировки.
Чем подробнее составили Положение, тем меньше проблем будет с налоговой.
Так, стоит регламентировать:
Все траты, которые назовете в документе, сможете учесть в расходах (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Если какие-то расходы не регламентируете, то налоговая учтет остальные расходы, а на спорные доначислит налог и взносы.
Разберем подробнее расходы, которые работодатели не регламентируют, а потом спорят с налоговой. Сможете дополнить Положение о командировках вашей компании нужными пунктами.
Дополнительные услуги, которыми могут пользоваться работники. Работникам могут понадобиться дополнительные услуги: упаковка багажа, VIP-зал в аэропорту, интернет в гостинице. Чтобы учесть цену таких услуг при расчете налога на прибыль, не удерживать НДФЛ и не начислять страховые взносы, перечислите расходы в Положении и экономически их объясните.
Например, налоговики разрешают доплачивать авиакомпаниям за конкретное место в самолете (письмо Минфина от 27.12.2019 № 03-04-00/102629). Компания включила эти расходы в Положение о командировках, так как на удобном месте сотрудник может начать работать уже в пути. Упаковку багажа в аэропорту объяснили тем, что таким образом исключают кражу документов из чемоданов. VIP-зал в аэропорту за счет компании разрешили посещать руководителям, которые между командировками не успевают заехать домой.
Приведем пример судебного решения, в котором компания спорила с Фондом социального страхования, так как Фонд доначислил взносы на суммы услуг VIP-зала в аэропорту.
Фонд социального страхования начислил компании недоимку по страховым взносам, пени и штрафы на 13 345 руб. Фонд начислил их на оплату VIP-зала аэропорта командированному работнику. Аргументы были такие: услуги VIP-зала не входят в Перечень аэронавигационных и аэропортовых сборов, тарифов за обслуживание воздушных судов в аэропортах и воздушном пространстве. Эти расходы не обязательны, а значит на них нужно начислять страховые взносы.
Суд отменил решение Фонда, признал, что компания действовала законно, когда не начислила взносы на эти расходы. Услуги VIP-зала в аэропорту относятся к командировочным расходам, так как их внесли в Положение о командировках (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.08.2020 № А32-573/2020).
Не предусматривайте в Положении компенсацию услуг, которые нужны лично сотруднику, например мини-бар в номере. Учесть такие неоправданные расходы в налоговом учете не получится, придется удержать с них НДФЛ и начислить взносы.
Командированные работники могут пользоваться дополнительными услугами гостиницы: химчисткой, стиркой и глажкой вещей, доставкой багажа и т. п. Компенсацию этих расходов можете предусмотреть в Положении о командировках.
Например: “Командированному работнику оплачиваются расходы на химчистку, стирку и глажку вещей в гостинице, услуги носильщика. Возмещение производится в размере фактических расходов на основании документов, подтверждающих оплату таких услуг. Работник может подтвердить расходы на дополнительные услуги гостиницы квитанцией или чеком на оплату”.
Отличие этих расходов от рассмотренных выше услуг на транспорте и в аэропортах в том, что химчистка, стирка, глажка — это доход работника в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК). А значит, даже если предусмотрели их в Положении о командировках, все равно должны компенсировать их из чистой прибыли, облагать НДФЛ и страховыми взносами.
Поездки на такси. Перечислите ситуации, в которых работники могут пользоваться такси. Избегайте общих формулировок. Сотрудники должны знать, когда поездка будет за их счет. Чтобы подтвердить расходы, сотрудники должны брать документы у перевозчика (письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839).
Например пропишите в Положении, что сотрудники обязаны брать чеки или или расписку, если у таксиста нет кассы. Электронные выписки пригодятся для оправдания расходов, если сотрудник пользовался убером.
Поездки на каршеринге. Если во время командировки сотрудник берет в аренду автомобиль, можете возместить ему затраты и затем списать эти расходы как командировочные. Налоговики расценивают затраты на каршеринг как затраты на такси (письмо Минфина от 02.03.2017 № 03-03-07/11901). Главное, чтобы в вашем Положении были правила возмещения таких расходов.
Укажите, что когда работник арендует машину и оплачивает поездки своей картой, компания возместит эти расходы только после того, как сотрудник подтвердит их документами и докажет, что цель поездки была служебной. Например он арендовал машину, чтобы добраться из аэропорта или вокзала до места командировки и обратно, использовал для деловых поездок по городу.
В Положении перечислите, какие документы должен сдать работник после командировки. Так, он может составить докладную записку и приложить к ней распечатку скриншота из мобильного приложения с отчетом о поездке.
Сумму, которую работник потратил на аренду автомобиля, он может указать в авансовом отчете и приложить к нему подтверждающие документы: договор об аренде автомобиля, кассовые чеки на оплату и выписку со своего счета.
Электронные чеки из мобильных приложений налоговая принимает, если в них есть обязательные реквизиты. Это в частности:
Поездки на общественном транспорте. В командировках работники часто оплачивают проезд и провоз багажа в общественном транспорте. По общему правилу эти затраты не относятся к расходам на проезд к месту командировки, которые разрешают компенсировать ст. 168 ТК и Положение, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Сможете компенсировать расходы на проезд в месте командировки, если определите условия и порядок их возмещения в Положении о командировках (письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37447-6-1).
Например, укажите в Положении, что оплачиваете командированному работнику расходы:
Когда такие расходы назовете в числе командировочных в Положении о командировках, сможете не облагать стоимость проезда НДФЛ (письмо Минфина от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180) и страховыми взносами (подп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК).
Возможность остаться в месте командировки или приехать раньше. Если хотите разрешать сотрудникам отдохнуть в месте командировки до или после того, как они выполнят служебное задание, учтите особенности списания таких расходов.
Если сотрудник остался в месте командировки, чтобы провести там отпуск, он получит экономическую выгоду. Со стоимости билета нужно удержать НДФЛ и взносы (письмо Минфина от 22.02.2019 № 03-04-06/11746). Пропишите все особенности таких расчетов в Положении о командировках.
Например, вы компенсируете расходы на дорогу сотруднику, который остался в месте командировки на несколько дней после работы.
В этой ситуации вы не включаете стоимость билетов в расходы по налогу на прибыль, начисляете на эту сумму взносы и удерживаете НДФЛ.
Учтите, что можете не удерживать НДФЛ только в том случае, когда даты командировки и билетов совпадают (письмо Минфина от 25.06.2019 № 03-04-06/46418). Также у сотрудника не возникает доходов, если он выезжает в командировку из места отпуска (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94974).
Компенсации в однодневной командировке. Когда сотрудник едет в командировку одним днем, суточные ему не положены. Но если вы установите, что компенсируете сотруднику подтвержденные расходы, то сможете их признать при исчислении налога на прибыль (ст. 168 ТК). В локальном акте установите лимит расходов при однодневной командировке. Он может совпадать с суточными, которые платите работникам в командировках больше одного дня.
Например, по Положению компании сотрудники получают суточные 1200 руб. Сотрудники, которые в однодневной командировке тратят деньги на питание и представительские расходы, получают такую же компенсацию.
Обратите внимание: в Положении о командировках не пишите, что работники получают суточные при однодневной командировке. Безопаснее указать, что компания компенсирует издержки, связанные с однодневной командировкой.
Приведем пример судебного решения, в котором компания спорила с Фондом социального страхования, так как Фонд доначислил взносы на компенсацию однодневной командировки.
Организация назначила компенсацию тем, кого направляет в однодневную командировку. Налоговики решили, что эту компенсацию нельзя относить к суточным или к документально подтвержденным расходам, а значит, надо платит ее из прибыли и начислять взносы.
Компания в суде заявила, что компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей, освобождены от взносов (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК). В такие обязанности входит и однодневная командировка, в которой возможны дополнительные расходы сотрудника, например на питание. Поэтому компания ввела в Положение о командировках компенсацию в размере 700 руб. Сотрудники, которые ездят в командировки больше, чем на день, получают суточные в этом же размере. Значит, компенсация не завышена и оснований для взносов нет.
Суд поддержал в этом споре работодателя (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 07.08.2020 № Ф06-64076/2020).
Какие документы должен оформить работник, когда вернется из командировки
Работник оформляет документы, чтобы подтвердить и оправдать командировочные расходы. Обязательный документ один — авансовый отчет. Но без билетов, талонов, чеков и посадочных работник, а значит и компания, не сможет подтвердить расходы в командировке. Желательно не только запросить такие документы, но и попросить сотрудника, чтобы он написал подробные объяснения — это могут быть заявления или докладные записки, а к ним приложил чеки, билеты и т. д. Расскажем, какие документы стоит запросить у сотрудников после командировки.
Авансовый отчет. Авансовый отчет с приложениями подтверждает командировочные расходы. Это обязательный документ. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и т. п.
Авансовый отчет работник обязан сдать в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной или праздник, трехдневный срок считайте со дня, когда он вышел на работу (п. 26 Положения № 749).
Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре по унифицированной форме № АО-1 или форме, которую утвердили в компании. Часть отчета заполняет командированный сотрудник, часть — бухгалтер. На лицевой стороне отчета указывают:
Сотрудник на обратной стороне отчета должен указать перечень документов о расходах, даты их выдачи, номера, вид и истраченную сумму.
Сотрудник был в командировке в Екатеринбурге. После поездки он представил авансовый отчет 19 мая. К нему приложил маршрут/квитанцию электронного пассажирского авиабилета № 262 24017991410 от 18 мая на сумму 16 500 руб. (в том числе НДС — 1500 руб.). Билет приобрели и оплатили в кассе транспортного агента. Продавец билета — АО «Уральские авиалинии».
Оборотную сторону авансового отчета по форме АО-1 заполнили так:
Отчет о командировке. Этот документ необязательный. Если вы не требуете отчеты, расходы по командировке можно признать на основании:
Налоговая запросила отчеты о командировках. В компании такие отчеты не составляют, но оставить требование без ответа нельзя. В течение 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК) компания представила в инспекцию пояснения, почему отчетов нет и на основании каких документов списывают расходы.
Заявление о возмещении командировочных расходов. Заявление сотрудник пишет, если тратил в командировке свои деньги в служебных целях. В отличие от авансового отчета, сроков, когда работник должен написать заявление, нет. Но работнику выгодно сделать это как можно быстрее.
Работник в командировке оплачивал расходы собственными деньгами. По возвращении он представил в бухгалтерию вместо авансового отчета чеки. Бухгалтер побоялся признать командировочные расходы по обезличенным чекам и возместить работнику его траты. Работника попросили написать заявление с подробным объяснением трат по каждому чеку.
В этом примере бухгалтер поступил правильно. Иначе пришлось бы доказывать налоговикам связь расходов с командировкой, а также объяснять, почему с выплаты работнику не удержали НДФЛ и не начислили страховые взносы.
Заявление о подтверждении расходов на проезд. Проезд до места командировки и обратно оплачивает компания. Также расходы работодателя — плата за проезд из одного населенного пункта в другой, если сотрудник командирован в несколько организаций в разных населенных пунктах (пп. 11, 12 и 22 Положения № 749).
Вариантов оплаты два: либо компания покупает билеты заранее, либо выдает сотруднику аванс с учетом стоимости билетов. Если денег сотруднику не хватило и он заплатил из своего кармана, надо компенсировать перерасход.
К расходам на проезд относятся:
Вы не обязаны возмещать стоимость страховки в билетах. Можете это сделать, если предусмотрели компенсацию в Положении о командировках.
Как работник подтвердит расходы зависит от того, какой купили билет — бумажный или электронный.
Бумажный билет. К авансовому отчету сотрудник приложит билет и кассовый чек. Альтернативный вариант — бумажный билет с распечатанным на нем QR-кодом или реквизитами чека.
Если сотрудник потерял бумажный билет, его можно заменить: дубликатом, копией экземпляра билета, которая осталась у перевозчика, справкой из транспортной компании. Обратиться за заменой должен сам сотрудник или его представитель по доверенности.
Если сотрудник потерял посадочный талон или на нем нет отметки о досмотре, для подтверждения проезда сотрудник должен получить справку перевозчика. Справка не бесплатная. Стоимость такой услуги каждый перевозчик устанавливает сам. В справке должны быть указаны Ф. И. О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.
Электронный билет. Сотрудник должен приложить к авансовому отчету распечатку электронного билета, а также подтверждает оплату билета и посадку.
Расходы на приобретение билета подтвердит:
Оплату билета подтверждает:
Факт служебной поездки подтвердит посадочный талон с отметкой о досмотре для перелета. В документах должны быть указаны реквизиты, которые подтверждают, что сотрудник ездил в командировку.
Например, в посадочном талоне на самолет должны быть указаны:
Особая ситуация с электронными посадочными. Налоговики считают, что расходы на перелет подтверждает только бумажный посадочный талон со штампом о досмотре.
С 25 февраля 2019 года пассажирам не обязательно иметь бумажный посадочный талон, чтобы попасть в самолет. Достаточно пройти онлайн-регистрацию на рейс и получить электронное подтверждение.
Налоговики заявили, что для подтверждения расходов на авиаперелет простой распечатки электронного посадочного талона недостаточно (письмо ФНС от 11.04.2019 № СД-3-3/3409). Получается, что если сотрудник оформил электронный документ, то подтверждения посадки у него нет.
Заявление о возмещении расхода на проезд без документов. Если у работника нет проездных документов, компания может либо не возмещать расходы на проезд, либо возместить их в определенной сумме. Порядок оплаты пропишите в Положении о командировках.
На заявлении руководитель укажет сумму компенсации или сделает отметку об отказе в возмещении расходов. После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.
Заявление о подтверждении расходов на проживание. Гостиница должна выдать сотруднику кассовый чек или бланк строгой отчетности.
Подтверждающим документом будет кассовый чек. Дополнительно к чеку гостиница может выдать счет или квитанцию. Гостиница также может включить часть реквизитов в кассовый чек. Например, даты заезда и выезда. На кассовых чеках должны быть все обязательные реквизиты, в том числе QR-код (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).
Сотрудник может снять у частного лица жилое помещение. Кассового чека не будет. С собственником помещения нужно оформить договор, а подтвердить расходы актом или иным документом.
Заявление об оплате парковки. Его сотрудник пишет, если ездил в командировку на автомобиле и оставил его на платной парковке.
Стоимость парковки сможете учесть в расходах по налогу на прибыль, если выполнены два условия:
Но удержать НДФЛ с расходов на оплату стоянки личного автомобиля и начислить взносы придется (письмо Минфина от 25.04.2013 № 03-04-06/14428). Такой выплаты нет в списке необлагаемых (п. 3 ст. 217 НК).
Есть еще одно письмо Минфина — от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328. Налоговики уточняют, что в одном случае НДФЛ можно не удерживать. Это законно, если компания заключила с работником соглашение об использовании личного автомобиля в служебных целях.
Работник самовольно поехал на личном автомобиле в аэропорт, хотя компания в этом случае оплачивает такси. Автомобиль стоял на платной парковке в Шереметьево пять суток, работник заплатил 4000 руб. На работе он написал заявление на возмещение расходов, приложил чек и объяснил, почему ему важно было поехать на своем автомобиле. Компания учла расходы, но удержала 13%. Работник после вычета НДФЛ получил 3480 руб.
Другой работник использовал личный автомобиль в служебных целях постоянно. Компания заключила с ним письменное соглашение и каждый месяц возмещает расходы на бензин и другие траты. Затраты этого работника на парковку в аэропорту возместят полностью. В нашем примере — 4000 руб.
Докладная записка о поездке в командировку на автомобиле. Если работник ездил в командировку на служебном или личном транспорте, фактический срок командировки он должен указать в докладной записке (п. 6 Положения № 749).
Работник составит документ, когда вернется из поездки, а вы на основании докладной начислите суточные.
Попросите сотрудника указать в докладной записке:
Пробег автомобиля и расходы на бензин в докладной фиксировать необязательно. Но лучше эти данные внести — так будет проще сверить их с путевыми листами и чеками АЗС. Эти документы работник должен приложить к авансовому отчету о командировке. Если в документах будут противоречия, налоговики не учтет расходы.
Докладная записка о возвращении из командировки позже запланированной даты. Такую записку работник составит, если вернется из командировки позже чем должен был, например из-за задержки рейса. Так он обоснует увеличение срока поездки по сравнению с тем, что указали в приказе о командировке.
В докладной записке сотрудник должен указать по каким причинам и на сколько он задержался в поездке, и приложить подтверждающие документы. Например, посадочный талон, на котором поставили штамп о задержке рейса.
Работник составит документ, когда вернется из поездки. Вы на основании докладной начислите работнику дополнительные суточные.
Когда вы должны выплатить работнику суточные и возместить другие траты в командировке
Сроки и правила оплаты командировочных расходов пропишите в Положении о командировке. Так к вам не будет вопросов у работников и проверяющих. Аванс, по определению, компания выдает сотруднику раньше командировки. А вот суточные и средний заработок сотрудники не могут требовать накануне служебной поездки. Объясняем почему.
Аванс. Командированному сотруднику компания обязана выдать аванс. При расчете суммы аванса предусматривают продолжительность командировки, место назначения, возможность дополнительных затрат и т. п. Сумма аванса должна покрыть затраты на проезд, наем жилья и дополнительные расходы, которые связаны с проживанием. Если билеты и жилье компания уже оплатила, в составе аванса выдавайте суточные — исходя из планируемого срока поездки (ст. 168 ТК).
Аванс можно выдать наличными, перечислить на корпоративную карту либо личную карту сотрудника.
Зарплата и суточные. Средний заработок за дни командировки и суточные выплачивайте вместе с зарплатой. Оплачивать командировку заранее вы не обязаны (письмо Минтруда от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422).
Командировочные выплаты вы определяете за три шага.
Если сотрудник ездил в командировку в первой половине месяца, а аванс вы платите в процентах от оклада, выплатите работнику полный аванс, а средний заработок за командировку прибавьте к зарплате за месяц.
Итак, чтобы направить работника в командировку, оплатить командировочные расходы не из прибыли и после не разбираться с налоговой, потребуется:
Как подтвердить расходы на проезд и проживание в командировке
| На поезде | Бумажный билет/распечатка электронного билета, онлайн-чек, квитанция об оплате постельного белья, если не включили услугу при оформлении билета |
| Самолете | Авиабилет/электронный билет со стоимостью перелета, посадочный талон со штампом о досмотре/справка из авиакомпании, багажная квитанция/онлайн-чек |
| Каршеринге | Договор/скриншот из личного кабинета, онлайн-чек, справка с маршрутом |
| Личном автомобиле | Чеки АЗС, путевые листы |
| Такси | Онлайн-чек, квитанция из личного кабинета мобильного приложения — с картой поездки, расписка водителя такси, у которого нет кассы |
Расходы на проживание
| В гостинице | Квитанция о бронировании и об оплате проживания |
| Квартире, которую снял через агентство | Договор аренды, чек или квитанция об оплате |
| Квартире, которую снял у частного лица | Договор аренды, расписка об оплате |
Похожие статьи
Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки
Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами
Аренда жилья для работника за границей
Как оформить аренду жилья за границей для командировочного
Учёт и оплата дополнительных услуг, предлагаемых отелем помимо проживания
Какие услуги отеля можно компенсировать в командировке и как правильно всё оформить